Личный ассистент руководителя

Личный ассистент руководителя (Family Office, сфера искусства)

Ты умеешь создавать порядок из хаоса, предугадывать желания и ценишь искусство во всех его проявлениях? Тогда эта вакансия для тебя! Мы ищем архитектора жизни для высокопоставленной персоны — человека, который станет незаменимой опорой и правой рукой руководителя.

Твои задачи:

• Организация и координация рабочего и личного графика руководителя
• Ведение бизнес и личной переписки на русском и английском. Подготовка документов и презентаций
• Взаимодействие с партнерами, представителями искусства, музеев и галерей. Покупка подарков для vip-персон
• Контроль исполнения поручений, отслеживание сроков и статусов
• Конфиденциальное ведение личных дел и проектов
• Выстраивание системы взаимодействия Руководителя, его семьи и домашнего персонала
• Составление базы знаний по предпочтениям семьи (еда, досуг, медицина и пр.)
• Контроль всех оплат (коммунальные платежи, интернет, мобильная связь, абонементы, специалисты и др. счета)
• Запись на услуги для всей семьи (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, мед клиники)
• Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.
• Заказ продуктов и товаров, взаимодействие с домашним персоналом, водителями, охраной, подбор домашнего персонала
• Организация командировок.
• Полный спектр Travel support (24/7) и организация поездок руководителя и его семьи: бронирование билетов, VIP залов; организация трансфера, бронирование отелей, бронирование мест в ресторанах. Подготовка документов на получение виз, составление маршрутов в путешествиях
• Работа с документами (авансовые счета, получение справок, выписок, подача заявлений в госучреждения и пр.)

Наши ожидания:

• Опыт работы ассистентом/секретарем/помощником руководителя от 1 года
• Высшее образование (желательно в сфере гуманитарных или творческих дисциплин)
• Безупречные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь
• Умение работать с большим объемом информации, расставлять приоритеты
• Дисциплинированность, тактичность, высокий уровень ответственности
• Владение современными офисными программами и сервисами
• Способность эффективно планировать и управлять временем, умение координировать различные задачи и процессы
• Способность брать на себя ответственность за свои действия и результаты работы, быть надежным и добросовестным
• Умение держать все важные задачи под контролем, быть систематичным и дисциплинированным в выполнении своих обязанностей.

Условия и преимущества:

• Работа в уникальной среде, где ценят культуру и искусство
• График 5/2, рабочий день с 10:00 до 19:00
• Оформление по ТК РФ, стабильная заработная плата
• Офис в центре города, дружная команда единомышленников
• ДМС

О компании: Организация, занимающаяся проведением выставок и культурных мероприятий