Помощник директора/ассистент руководителя

Ищем помощника директора/ассистента руководителя в офис.

Чем предстоит заниматься:

• Календарь и коммуникации. Ведение календаря: встречи с партнёрами, клиентами, подрядчиками, инвесторами. Фильтрация входящих: звонки, письма. Подготовка к встречам: повестка, материалы, напоминания, follow-up после.
• Организация и документы. Деловая переписка. Подготовка презентаций, таблиц, кратких выжимок, справок. Контроль сроков по задачам, договорам, оплатам, отчётности. Простой документооборот: договоры, счета, акты, архив. Организация работы офиса. Контроль поручений руководителя исполнителям. Операционная работа в рамках новых проектов. Поиск и анализ информации при их реализации. Работа с первичной бухгалтерией.
• Поездки и мероприятия. Организация командировок: билеты, отели, трансферы, маршруты. Бронирование переговорных, ресторанов, мероприятий.
• Операционная поддержка. Связь с бухгалтерией, юристами, ассистентами команды, партнерами, институтами, подрядчиками. Поиск подрядчиков и сервисов. Решение текущих административных вопросов без лишних согласований

Требования:

• Опыт личным помощником, секретарём или офис-менеджером у руководителя / предпринимателя от 1 года.
• Высокая самостоятельность: видите проблему — предлагаете решение
• Дисциплина, пунктуальность, спокойствие в срочных ситуациях
• Конфиденциальность: доступ к личным и деловым данным.
• Понимание делового этикета и умения работать с людьми разного уровня
• Грамотная речь и письмо, умение писать деловые письма «от первого лица»
• MS Office / Google Workspace/Битрикс24 на уверенном уровне
• Опыт с календарём, почтой и пр.