Советский проспект 2/8
Обязанности:
-
О роли
Ищем помощника руководителя / секретаря в офис
Вы станете «правой рукой» по организации рабочего дня: календарь, поездки, документы, коммуникации, текущие задачи, а также курирует и контролирует поручения руководителя другим лицам. Также возьмете на себя роль связующего звена в работе офиса. Нужен человек, который сам видит, что нужно сделать, не ждёт подробных инструкций и умеет держать темп.
Чем предстоит заниматься
Календарь и коммуникации
Ведение календаря: встречи с партнёрами, клиентами, подрядчиками, инвесторами. Фильтрация входящих: звонки, письма
Подготовка к встречам: повестка, материалы, напоминания, follow-up после
Организация и документы
Деловая переписка (черновики, согласование, отправка)
Подготовка презентаций, таблиц, кратких выжимок, справок
Контроль сроков по задачам, договорам, оплатам, отчётности
Простой документооборот: договоры, счета, акты, архив.
Организация работы офиса. Контроль поручений руководителя исполнителям. Операционная работа в рамках новых проектов. Поиск и анализ информации при их реализации.
Работа с первичной бухгалтерией.
Поездки и мероприятия
Организация командировок: билеты, отели, трансферы, маршруты
Бронирование переговорных, ресторанов, мероприятий
Операционная поддержка
Связь с бухгалтерией, юристами, ассистентами команды, партнерами, институтами, подрядчиками
Поиск подрядчиков и сервисов
Решение текущих административных вопросов без лишних согласований
Требования:
-
Опыт личным помощником, секретарём или офис-менеджером у руководителя / предпринимателя от 1–2 лет.
Понимание делового этикета и умения работать с людьми разного уровня
Грамотная речь и письмо, умение писать деловые письма «от первого лица»
MS Office / Google Workspace/Битрикс24 на уверенном уровне
Опыт с календарём, почтой и пр.
Высокая самостоятельность: видите проблему — предлагаете решение
Дисциплина, пунктуальность, спокойствие в срочных ситуациях
Конфиденциальность: доступ к личным и деловым данным.
