Документовед учебной части (подразделение государственного центра дополнительного образования детей

Документовед учебной части (подразделение государственного центра дополнительного образования детей технической направленности)

Мы развиваем инженерное мышление у детей: в наших программах — робототехника, программирование, 3D‑моделирование, электроника, мехатроника и другие востребованные технические направления. Центр работает как сеть площадок по региону, участвует в федеральных проектах, сотрудничает с вузами и индустриальными партнёрами.

Нам нужен документовед учебной части — внимательный, системный и ответственный специалист, который станет опорой административной надёжности центра. Ваша работа обеспечит безупречный порядок в документах: от ежедневных журналов до отчётности для органов управления образованием. Благодаря вам учебный процесс будет опираться на корректную, вовремя оформленную и правильно хранящуюся документацию — а это фундамент стабильной и прозрачной работы всей системы.

Что предстоит делать

• Вести номенклатуру дел и организовывать хранение документов: формировать и актуализировать перечни дел, контролировать сроки хранения, оформлять передачу документов в архив, вести учёт дел и носителей (журналы, бланки, методические комплекты).
• Организовывать и сопровождать документооборот: регистрировать входящие и исходящие документы, распределять по исполнителям, контролировать сроки исполнения и фиксировать результаты, вести реестры и журналы учёта.
• Обеспечивать соответствие документации нормативным требованиям: проверять приказы, справки, журналы, отчёты на корректность оформления, полноту реквизитов, соблюдение регламентов и требований законодательства в сфере образования.
• Формировать пакеты документов для внешних процедур: готовить материалы для проверок, отчётности в органы управления образованием, участия в грантовых конкурсах, лицензирования и иных административных процессов.
• Поддерживать единые стандарты оформления: актуализировать шаблоны документов, инструкции, регламенты и чек‑листы, внедрять единые правила заполнения форм для всех площадок подразделения.
• Работать с электронными системами: вести данные в СЭД, электронных журналах, CRM и иных внутренних информационных системах, обеспечивать синхронизацию бумажных и электронных версий документов.
• Консультировать сотрудников: помогать педагогам и администраторам правильно оформлять документы, объяснять требования к согласованиям, подписям и хранению, проводить краткие обучающие сессии по работе с формами и шаблонами.
• Участвовать в аудитах и проверках: готовить документы к внутренним и внешним проверкам, оперативно устранять замечания, фиксировать корректировки и обновлять регламенты.
• Контролировать движение материальных носителей: вести учёт выдачи и возврата журналов, бланков строгой отчётности, методических материалов, формировать соответствующие реестры.

Кого мы ищем

• Опыт работы документоведом, делопроизводителем или в административной поддержке образовательного процесса — от 1 года.
• Знание основ делопроизводства, правил оформления организационно‑распорядительной документации и требований к хранению документов.
• Понимание специфики работы в системе дополнительного образования (учёт посещаемости, ведение журналов, отчётность по программам, взаимодействие с органами управления образованием) будет преимуществом.
• Внимательность к деталям, системность, умение работать с большими объёмами информации и держать фокус на сроках.
• Уверенное владение MS Office/LibreOffice, Google Таблицами, календарями; готовность осваивать СЭД и внутренние информационные системы центра.
• Грамотная письменная и устная речь, навыки коммуникации: умение спокойно и понятно объяснять требования, корректно фиксировать замечания и помогать коллегам.
• Ответственность и ориентация на результат: для нас важно, чтобы документы были не просто «в порядке», а реально помогали работе педагогов и управленцев.

Что мы предлагаем

• Стабильную работу в государственном учреждении: официальное трудоустройство, социальный пакет, прозрачные регламенты и понятные KPI.
• Возможность стать ключевым звеном в обеспечении прозрачности и надёжности процессов: от вашей работы зависит, насколько быстро и корректно центр проходит проверки, подаёт отчёты и взаимодействует с внешними структурами.
• Поддержку команды: доступ к базе знаний, шаблонам, инструкциям, наставничество на этапе адаптации.
• Возможности для профессионального роста: участие в оптимизации документооборота, внедрении электронного архива, настройке единых стандартов для сети площадок.
• Реальный эффект от работы: вы будете видеть, как качественная документация снижает нагрузку на педагогов, ускоряет согласования и делает процессы предсказуемыми и удобными для всех участников.

Если вы цените порядок, умеете превращать сложные регламенты в понятные рабочие процессы и считаете, что надёжная документация — это основа устойчивой образовательной системы, присылайте резюме.