улица Шаболовка 31Г
MED Group более 10 лет успешно занимается комплексным оснащением медицинских учреждений высококлассным медицинским оборудованием известных брендов (Arthrex, Mindrey, Getinge, BTL, HILBRO и др).
Более 500 успешно реализованных проектов по всему миру.
5 представительств в разных странах, более 100 профессионалов в команде по миру.
Мы ищем не просто офис-менеджера, а административного ассистента / офис-менеджера с экспертизой в делопроизводстве. Коллегу, который не только позаботится о комфортной атмосфере в офисе, но и обеспечит системную работу с документами, и при этом будет радовать нас своей улыбкой!
Ключевые задачи:
Администрирование жизнедеятельности офиса: Полный цикл управления офисной инфраструктурой, включая взаимодействие с арендодателем и подрядчиками.
Документооборот и делопроизводство: Контроль и учет входящей/исходящей корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами. Частичное сопровождение юридического и кадрового делопроизводства в части документооборота: подготовка, проверка, печать, сканирование, подписание, учет, хранение, архивирование, утилизация документов.
Оптимизация процессов документооборота: Участие в проекте по совершенствованию системы документооборота. В зоне ответственности:
-
Проведение аудита текущих процедур работы с документами и выявление узких мест;
-
Документирование ключевых процессов (пошаговое описание, схемы, чек-листы);
-
Разработка и актуализация внутренних регламентов и инструкций, включая критерии и маршруты подписания документов (разграничение полномочий между директорами, финансовым директором и административным ассистентом);
-
Определение и закрепление зон ответственности между подразделениями (ЮО, кадры, ОКД/логистика, финансовый блок);
-
Участие во внедрении единых шаблонов документов и автоматизации документооборота в 1С;
-
Контроль соблюдения утверждённых регламентов, выявление отклонений и инициирование корректировок.
Управление доступами и ресурсами: Администрирование СКУД (прием-выдача, учет постоянных и временных пропусков), выдача топливных карт, управление оргтехникой (прием-выдача, учет, контроль состояния).
Организация мероприятий и закупок: Обеспечение промо-материалами (сувениры, визитки, бренд-атрибутика), участие в организации корпоративных событий, выполнение поручений руководства.
Внутренние коммуникации: ведение корпоративного портала, поздравления сотрудников с днями рождения и праздниками, велком-туры для новичков и т.п.
Выполнение поручений руководства, поддержание стандартов гостеприимства в офисе :)
Мы ожидаем от будущей коллеги:
-
Опыт в делопроизводстве, документообороте, архиве; понимание жизненного цикла документа и специфики физического и электронного документооборота;
-
Навык описания процессов, работы с регламентами, инструкциями, чек-листами и шаблонами;
-
Понимание или опыт работы с 1С:Документооборот, ЭДО, маршрутами согласования/подписания, автозаполнением реквизитов — или готовность быстро это освоить;
-
Организаторские навыки, ответственность;
-
Коммуникабельность, эмпатия, отзывчивость;
-
Проактивность, инициативность, самостоятельность;
-
Внимательность к деталям, аккуратность;
-
Знание делового этикета и основ документооборота;
-
Владение ПК, MS Office, оргтехникой, нейросетями;
-
Желание работать и с людьми, и с документами;
-
Умение соблюдать границы полномочий: понимать, какие документы можно подписывать или маршрутизировать, когда нужно эскалировать вопрос, и не подменять юридическую или руководящую функцию;
-
Системность, усидчивость, ориентация на порядок и процессы; комфорт в работе с рутиной, регламентами и большим объемом документов при сохранении дружелюбия и сервисного подхода.
Мы предлагаем:
- Работу в стабильной компании международного уровня;
- Оформление по ТК РФ, официальная заработная плата;
- Нормированный график работы 5/2 с 09:00 до 18:00;
- Лояльное, демократичное, современное руководство;
- Корпоративная программа лояльности – система скидок BestBenefits (более 3000 партнеров с уникальными скидками для сотрудников);
- Открытую корпоративная культура, ориентированную на развитие и заботу о членах команды;
- Реальная перспективы карьерного и профессионального роста, возможность обучения за счет компании;
- Уютный современный офис, с кухней, аквариумами и массажным креслом :)
Вакансия открыта в связи с профессиональным ростом офис-менеджера и ее переводом в другой отдел внутри компании.
Если откликается описание, откликайся на нашу вакансию :)
