Мы ищем человека, который поможет собственникам и команде держать в порядке административный контур бизнеса.
Это не классическая позиция личного ассистента с бытовыми поручениями и не роль «правой руки», которая принимает решения вместо руководителя.
Нам нужен системный административный координатор: человек, который умеет держать одновременно несколько рабочих потоков, контролировать сроки, документы и договорённости и не требует ежедневного напоминания о том, что нужно сделать.
Главная задача
Сделать так, чтобы:
-
задачи и договорённости не терялись;
-
документы вовремя отправлялись, подписывались и возвращались;
-
календарь собственника был актуальным;
-
оплаты не возникали внезапно;
-
по каждой задаче был понятен следующий шаг;
-
партнёрские базы системно пополнялись;
-
информация о компании на внешних площадках оставалась актуальной.
Чем предстоит заниматься
Административная координация
-
вести и контролировать текущие задачи;
-
отслеживать сроки и договорённости;
-
напоминать ответственным о дедлайнах;
-
фиксировать итоги встреч;
-
готовить простые документы по готовым шаблонам;
-
собирать документы, данные и реквизиты;
-
отправлять документы на согласование и подписание;
-
контролировать их возврат;
-
поддерживать порядок в папках, файлах и рабочих реестрах.
Календарь собственника
-
вести календарь;
-
ставить и переносить встречи;
-
заранее видеть пересечения;
-
напоминать о важных встречах и событиях;
-
при необходимости готовить краткую информацию к встречам;
-
фиксировать ключевые договорённости.
План оплат
-
вести реестр предстоящих платежей;
-
контролировать суммы, сроки, назначения и статусы;
-
собирать счета и подтверждающие документы;
-
напоминать ответственным о предстоящих платежах;
-
контролировать наличие документов после оплаты.
При этом самостоятельно принимать решение об оплате или распоряжаться денежными средствами не нужно.
Работа с действующими клиентами
-
отправлять утверждённые счета, документы и материалы;
-
запрашивать необходимые документы и реквизиты;
-
контролировать выполнение согласованных организационных действий;
-
фиксировать вопросы клиентов и передавать их ответственному сотруднику.
Продаж, консультаций по продукту и обсуждения коммерческих условий в этой роли нет.
Партнёрские каналы
-
искать потенциальных партнёров по заданным критериям;
-
собирать и актуализировать базу;
-
искать контакты;
-
делать первичное касание;
-
отправлять утверждённое партнёрское предложение;
-
фиксировать результат.
Если партнёр заинтересован, дальнейшую коммуникацию принимает отдел продаж.
Информационные площадки
-
искать профильные площадки, каталоги, рейтинги, сообщества, бизнес-клубы и медиа;
-
вести базу;
-
находить контакты редакторов и администраторов;
-
размещать согласованную информацию о компании;
-
контролировать публикации;
-
проверять актуальность информации.
Дополнительная возможность
Если вы умеете работать с контентом, можно дополнительно подключить отдельный оплачиваемый блок:
-
работа по готовому контент-плану;
-
сбор материалов;
-
техническая подготовка публикаций;
-
простая нарезка видео;
-
размещение контента.
Это не обязательное требование к основной вакансии.
Нам подойдёт человек, который
-
очень системный и организованный;
-
умеет самостоятельно планировать рабочую неделю;
-
внимательно работает со сроками, суммами и реквизитами;
-
не теряет задачи после первой постановки;
-
умеет доводить простые задачи до результата без постоянного контроля;
-
спокойно работает сразу с несколькими направлениями;
-
умеет разделять срочные задачи и те, которые можно выполнить пакетно;
-
грамотно пишет;
-
уверенно работает с Google Docs, таблицами и офисными программами;
-
быстро осваивает новые сервисы;
-
умеет соблюдать конфиденциальность.
Будет преимуществом
Опыт работы:
-
административным координатором;
-
ассистентом проекта;
-
бизнес-ассистентом;
-
помощником руководителя;
-
в CRM;
-
с подрядчиками;
-
с партнёрскими базами;
-
с документооборотом.
Как будет выглядеть хороший результат
Через несколько месяцев руководителю не приходится спрашивать:
«Что с этой задачей?»
«Документ отправили?»
«Какие оплаты на этой неделе?»
«Мы уже писали этому партнёру?»
«Где лежит этот документ?»
«Нет ли пересечений в календаре?»
Координатор сам видит эти вопросы заранее и держит административный контур в порядке.
Формат работы
-
удалённо;
-
полная занятость;
-
регулярное недельное планирование;
-
задачи фиксируются в единой системе;
-
короткая еженедельная отчётность;
-
нормальный рабочий ритм без необходимости хаотично переключаться между десятками задач каждую минуту.
Доход
60 000 ₽ в месяц — фиксированная часть.
Дополнительно:
+5 000 ₽ за каждого оплатившего клиента, который пришёл из партнёрского канала, найденного и первично проработанного координатором.
При подключении контентного блока:
+20 000 ₽ в месяц.
Таким образом, доход может быть выше фиксированной части и зависит от дополнительных направлений работы.
Что важно
Нам нужен не человек, которому ежедневно составляют список действий.
Нам нужен координатор, который постепенно заберёт свой административный контур и сможет самостоятельно поддерживать в нём порядок.
