Офис-менеджер

Обслуживание офиса (закупка канцелярских и иных офисных расходов для поддержания жизнедеятельности офиса, обеспечение офиса водой, организация и контроль клининга, организация ремонта и ежедневные бытовые задачи по поддержанию офиса).

Организация курьерской доставки (курьер, курьерские службы, почта России), контроль за расходами курьерских служб, инициация оплаты.

Сканирование входящей документации в рамках распределения с сотрудниками документооборота.

Ведение бумажного и электронного архивов входящей документации.

Предоставление необходимых документов из архива по запросам.

При необходимости организация передачи в государственный архив документов.

Передача на подписание ответственным лицам бумажных версий документов.

Ведение реестра исходящих/входящих документов.

Организация подключения сотрудников к корпоративному такси, которым положено такси согласно ВНД, контроль расходов, инициация оплаты.

Организация централизованной закупки корпоративных подарков, букетов для партнеров в день рождения и ведение реестра подарков, их отправка.

Коммуникация с арендодателем, контроль за арендными платежами и документами.

Организация онлайн-звонков и встреч в офисе, в т.ч. календарь встреч в офисе.

Поиск офисного помещения в случае принятия решения о смене офиса.

Поиск поставщиков при закупке мебели, предметов интерьера для офиса.

Составление ежегодного бюджета по административным расходам и контроль за его исполнением.

Опыт работы на административных позициях от 1 года, желательно в офис-менеджменте или аналогичных сферах.

Знание офисных процессов и правил документооборота (сканирование, архивирование, контроль документов).

Навыки организации логистики и доставки (курьерские службы, почта России), а также контроль за расходами.

Умение вести реестры и учет входящей и исходящей документации.

Опыт организации офисных бытовых задач: закупка канцелярских товаров, обеспечение водой, контроль клининга и ремонта.

Навыки планирования и ведения бюджета по административным расходам.

Коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку.

Ответственность и исполнительность, способность выполнять поручения руководителя.

Умение находить и взаимодействовать с поставщиками мебели, интерьера и сервисов.

Опыт организации онлайн-звонков, встреч и корпоративных мероприятий.

Знание основ работы с арендными документами и контроль арендных платежей.

Навыки поиска и подбора офисных помещений, а также организация логистики при необходимости.

Желателен опыт работы с корпоративным транспортом и организациями по его обслуживанию.

Владение ПК и офисным программным обеспечением (MS Office, электронная почта, календарь).