Операционист в маркетинговый отдел

Мы ищем системного, педантичного и ответственного операционного менеджера / координатора проектов, который возьмет на себя весь документооборот и администрирование отдела маркетинга.

Ваша главная цель — полностью закрыть на себе работу с подрядчиками, согласованием договоров, счетами, оплатами и первичной документацией, освободив команду от «бумажной» рутины для решения стратегических и творческих задач.

Кого мы хотим видеть в команде:

• Человека процесса и порядка. Вы любите структуру, у вас ничего не теряется, а статус любого счета или договора вы можете назвать за пару секунд.

• Уверенного коммуникатора. Вы умеете вежливо, но настойчиво добиваться от подрядчиков закрывающих документов, а от смежных отделов — оперативных соглашений.

• Внимательного к деталям специалиста. Вы замечаете ошибки в реквизитах, нестыковки в актах и понимаете, как устроены внутренние согласования платежей.

• Самостоятельного сотрудника. Вам не нужен тотальный контроль: вы получили задачу, поняли вводные и вернулись с результатом.

Должностные обязанности

1. Работа с Операторами рекламных данных (ОРД) и маркировка:

• Регистрация участников цепочки, внесение в личный кабинет ОРД контрагентов, договоров и дополнительных соглашений по рекламным кампаниям
• Генерация токенов: загрузка рекламных креативов (баннеров, текстов, видео, ссылок) в ОРД для получения уникальных идентификаторов (erid) до начала их размещения в сети
• Ежемесячная отчетность (аллокация): заполнение и отправка ежемесячных отчетов по актам в ОРД в установленные законом сроки (до 30/31 числа следующего месяца

2. Поиск, подбор и ведение базы подрядчиков

• Целевой поиск: поиск новых подрядчиков, исполнителей, агентств и фрилансеров под конкретные задачи отдела маркетинга.
• Первичная коммуникация: установление первичной коммуникации с потенциальными партнерами и исполнителями.
• Запрос условий: запрос стоимости (прайс-листов), сроков выполнения работ и ключевых коммерческих условий сотрудничества.

3. Запрос и координация первичных документов

• Запрос документов: инициирование, сбор и проверка правильности оформления проектов договоров, дополнительных соглашений, счетов и спецификаций от рекламных подрядчиков, агентств, блогеров и фрилансеров.
• Контроль согласования: сопровождение процесса внутреннего согласования документов внутри компании (юристы, бухгалтерия, руководитель отдела маркетинга) для минимизации задержек.

4. Контроль подписания и оплаты

• Контроль подписания: мониторинг процесса двустороннего подписания договоров и актов
• Контроль оплат: своевременная подгрузка заявок на оплату в 1С, контроль за соблюдением графиков платежей и отслеживание статуса платежей.

5. Сбор и учет закрывающих документов

• Проактивный сбор оригиналов закрывающих документов (акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры, УПД) от подрядчиков по итогам каждого отчетного периода.
• Архивация и передача: Систематизация, сканирование и ведение электронного реестра/архива документов маркетинга; своевременная передача оригиналов документов в бухгалтерию компании.

Что мы предлагаем взамен:

• Стабильность и масштабы. Работа в крупной, развивающейся компании с прозрачной системой процессов и своевременной выплатой заработной платы.

• Четкие границы ответственности. У вас не будет задач «придумать рекламную концепцию» — мы ценим вашу экспертизу именно в системном администрировании, структурировании и контроле.

• Уважение к вашему труду. Команда маркетинга будет искренне благодарна вам за освобожденное от рутины время, а руководство — за порядок в бюджетах и документах.

• Комфортную адаптацию. Передадим все текущие реестры, познакомим с контрагентами и поможем быстро влиться во внутренние согласования компании.

• Профессиональное развитие. Возможность досконально изучить юридические и финансовые аспекты маркетинга (включая полную экспертизу в сфере ОРД) и стать ключевым звеном в операционной цепочке департамента.

Если вы умеете держать под контролем десятки процессов одновременно, любите безупречный порядок в документах и готовы стать надежным тылом нашей команды — откликайтесь на вакансию! Напишите в сопроводительном письме пару предложений о вашем опыте работы с 1С, ОРД или закрывающими документами.