Ведущий специалист по сопровождению электронного документооборота

Обязанности:

• Курирование рабочего процесса структурного подразделения (формирование бюджета, ведение табеля, контроль и перераспределение функционала в рамках должностных инструкций и положения о СП).
• Контроль и обеспечение своевременной подготовки и организации почтовых, курьерских и нарочных отправлений документации компании (НСАД, НСХ).
• Контроль оказываемых услуг в рамках договоров с поставщиком курьерских услуг, договора на отправку почтовой корреспонденции с АО «Почта России» (НСАД, НСХ).
• Контроль по организации служебных командировок сотрудников.
• Организация процесса архивного хранения в организации (разработка ЛНА по архивному хранению, контроль передачи документов на архивное хранение, разработка сводной Номенклатуры дел, организация архивного хранения (НСАД, НСХ).
• Актуализация и разработка ЛНА в рамках процесса по документообороту (НСАД, НСХ).
• Осуществление нормоконтроля документов делопроизводства.
• Составление служебных писем и организационно-распорядительных документов (НСАД, НСХ).
• Автоматизация бизнес-процессов документооборота (методологическое обеспечение КСЭД, написание технических заданий для службы ИТ, настройка регламентов и видов документов модулей «Делопроизводство» и «Договоры» КСЭД Directum RX, разработка инструкций для пользователей, обучение пользователей).
• Оптимизация процесса документооборота компании (НСАД, НСХ).

• Дополнительно по холдингу:

• Административная поддержка Генерального директора (на период его присутствия в г. Пермь).
• Встреча/прием посетителей.
• Обеспечение бесперебойной работы ГД (контроль ИТ службы по работоспособности оборудования в переговорной, контроль присутствия участников совещания, назначение встреч и совещаний по запросу ГД).
• Документальное оформление расходов, связанных с деятельностью НСХ.
• Формирование заявок на оплату в 1 С УПП НСХ (расходы Приемной и по запросу бухгалтерии и ответственных по договору).
• Контроль получения закрывающих документов для бухгалтерии НСХ.
• Размещение на согласование договорных документов, отправка результатов согласования ответственному по договору.

Требования:

• Образование высшее.
• Опыт работы в сфере делопроизводства не менее 3 лет.
• Опыт на руководящей должности будет преимуществом.
• Знание правил ведения делопроизводства.
• Опыт работы по автоматизации и сопровождению КСЭД Directum RX.

Условия:

• Официальное трудоустройство.
• Рабочее место приемная Генерального директора.
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц.
• 5-ти дневная рабочая неделя.
• ДМС.
• 13-я заработная плата.
• Премия к Дню нефтяника.