Помощник руководителя

Кандидата приглашает компания - поставщик расходных материалов для производственных предприятий.

Обязанности:

• • определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
  • оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
  • выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
  • обеспечивать информационную безопасность деятельности организации, в т.ч. в кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
  • выбирать и оформлять планировщик;
  • вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
  • составлять план поездки руководителя;
  • организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
  • оформлять командировочные документы;
  • обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
  • обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
  • использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
  • организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
  • управлять конфликтами;
  • вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
  • создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
  • организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
  • документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
  • составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий;
  • передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
  • подготавливать и оборудовать стол для переговоров/совещаний и рабочие места участников совещания ( в т.ч. и кофе-брейки);
  • соблюдать правила делового этикета и протокола;
  • работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;

  • осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
  • вести деловую переписку с учетом правил делового этикета, правил русского языка и документооборота;
  • применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
  • использовать современные технические средства в области скоростного письма;
  • анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
  • работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы) и офисной техникой(принтер, сканер);
  • редактировать текст документов( в т.ч. делать анализ и оценку выводов и рекомендаций);
  • применять вычислительную технику и информационные технологии;
  • работать с большим объемом информации;

Требования:

• Высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

• • функции самоменеджмента;
  • принципы и правила планирования рабочего времени;
  • методы постановки целей;
  • правила проведения деловых переговоров;
  • правила деловой переписки и делового этикета;
  • правила защиты конфиденциальной служебной информации;
  • особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
  • порядок подготовки и проведения командировок;
  • порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
  • деловой протокол
  • правила организации приема посетителей;

  • комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
  • правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
  • методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
  • системы скоростного письма;

  • правила формирования и использования баз данных;
  • современные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения, систематизации и передачи информации;
  • правила работы с внешними носителями информации;
  • справочные правовые системы;
  • правила составления и оформления документов;
  • правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
  • системы электронного документооборота, базы данных.

Условия:

• 5/2 Полный рабочий день, с 9 до 18 часов.

• ТК РФ ЗП 150 000 руб. Квартальные премии по результатам работы.