Политехническая улица 29АФ
Передовая инженерная школа «Цифровой инжиниринг» СПбПУ занимается решением актуальных наукоемких мультидисциплинарных инженерных задач в интересах высокотехнологичной промышленности России и с целью обеспечения технологического суверенитета, глобальной конкурентоспособности экономики и национальной безопасности России в условиях новой реальности.
Обязанности:
1. Организационно-административная поддержка руководителя:
- планирование рабочего дня: ведение календаря, планирование встреч, совещаний и мероприятий;
- организация встреч и совещаний: подготовка всех необходимых материалов, ведение и оформление протоколов;
- организация поездок и командировок: бронирование транспорта и размещения;
- прием посетителей и гостей: организация приема, встреча и координация визитов партнеров.
2. Документационное обеспечение (делопроизводство):
- работа с корреспонденцией: прием, регистрация, систематизация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
- ведение делопроизводства: подготовка проектов приказов, распоряжений, писем и других документов;
- контроль документов: проверка документов перед передачей на подпись руководителю, контроль сроков исполнения поручений;
- архивирование: хранение документов и ведение номенклатуры дел.
3. Информационно-аналитическая работа:
- информационная поддержка: сбор, анализ и подготовка необходимых справок, отчетов и аналитических материалов;
- подготовка отчетности: составление отчетов по запросу.
4. Координация и контроль:
- координация работы подразделений для обеспечения слаженной работы;
- контроль поручений: отслеживание выполнения задач, поставленных руководителем на совещаниях и в документах;
- организация внутренних и внешних коммуникаций.
Требования:
-
Высшее образование. Дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности (секретарь-референт, делопроизводитель, помощник руководителя) будет преимуществом;
-
Не менее трех лет опыта практической работы по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации.
Профессиональные навыки:
-
Отличное знание делового документооборота и делопроизводства, владение стандартами деловой переписки.
-
Безупречная грамотность (русский язык), внимание к деталям. Навыки составления, редактирования и проверки текстов официально-делового стиля.
-
Свободное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint), системами электронного документооборота (1С, "Директум"), периферийной оргтехникой;
-
Понимание специфики академической среды и процессов в университете будет преимуществом.
-
Знание правил делопроизводства, оформления управленческой документации (приказы, служебные записки, аналитические справки);
-
Опыт работы с бюджетными процессами и финансовой отчетностью, опыт договорной работы;
-
Умение планировать рабочее время руководителя, организовывать встречи и контролировать исполнение поручений;
-
Навыки анализа информации, подготовки презентаций, отчётов и докладов;
-
Опыт работы с базами данных, информационно-справочными системами.
Личные качества:
- Высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям;
- Коммуникабельность, стрессоустойчивость;
- Способность работать с конфиденциальной информацией;
- Готовность к оперативному решению задач в условиях многозадачности;
- Высокий уровень грамотности, этики делового общения.
Условия:
- График работы 5/2 с 9:00-18:00;
- Работа в уютном офисе, оборудованном всем необходимым для продуктивной работы;
-
Скидки на курсы повышения квалификации и переподготовки от СПбПУ.
-
Скидки для детей сотрудников на подготовительные курсы для абитуриентов;
-
Современный информационно -библиотечный комплекс, доступ к библиотечным ресурсам и научным базам данным;
-
Спортивный комплекс с бассейном и различными спортивными секциями (волейбол, баскетбол, бокс, йога, скандинавская ходьба и др.) для работников и их семей;
-
Корпоративные мероприятия, открытые лекции, встречи с известными людьми, базы отдыха в Ленинградской области и на Черноморском побережье, материальная помощь при необходимости.
