улица Энгельса 36
Ищем ассистента руководителя, который станет правой рукой собственника компании и будет обеспечивать оперативную, административную и организационную поддержку его работы.
Нам нужен человек, который умеет держать в голове большое количество задач, быстро ориентируется в новых ситуациях, не боится коммуникаций и умеет доводить поручения до результата.
Обязанности
1. Работа с руководителем и его графиком
- администрирование рабочего графика руководителя;
- планирование, организация и контроль встреч, совещаний, поездок и других мероприятий;
- согласование встреч со сотрудниками, партнерами и внешними контрагентами;
- координация подготовки руководителя и участников к встречам и совещаниям;
- помощь в формировании повестки рабочих встреч;
- подготовка необходимых материалов, документов и информации к встречам;
- контроль выполнения поручений руководителя и протокольных решений;
- контроль сроков и получение обратной связи от ответственных сотрудников;
- ведение протоколов встреч и фиксация договоренностей.
2. Коммуникации
- разбор входящих сообщений в WhatsApp руководителя;
- распределение запросов между ответственными сотрудниками и контроль получения ответа;
- работа с электронной почтой руководителя;
- прием и обработка входящих звонков;
- коммуникация с сотрудниками, клиентами, партнерами и подрядчиками;
- подготовка запросов и ответов от имени руководителя;
- согласование встреч, переговоров и подписания документов;
- оперативное информирование руководителя о важных и срочных вопросах.
3. Работа с документами
- подготовка, оформление и отправка документов;
- подготовка документов к подписанию;
- контроль подписания документов и своевременного получения оригиналов;
- систематизация и хранение рабочих документов;
- организация документооборота руководителя;
- подготовка письменных поручений и рабочих материалов от имени руководителя;
- прием, обработка и передача входящей корреспонденции;
- организация почтовых и курьерских отправлений: оформление, отправка, получение и контроль доставки.
4. Подготовка информации и бизнес-задач
- сбор и консолидация информации от подразделений;
- подготовка отчетов, презентаций, аналитических и информационных справок;
- поиск необходимой информации по поручению руководителя;
- поиск товаров, услуг, подрядчиков и исполнителей;
- организация заказов, доставок и других необходимых процессов;
- выполнение организационных и административных задач руководителя;
- самостоятельное решение текущих вопросов в рамках зоны ответственности.
5. Travel-поддержка
- Организация командировок и личных поездок руководителя по России и за рубеж:
- поиск и бронирование авиабилетов и наземного транспорта;
- поиск и бронирование отелей;
- организация трансферов;
- оформление страховок и необходимых дополнительных услуг;
- контроль всей логистики поездки;
- подготовка маршрутов и необходимой информации;
- отслеживание изменений в расписании и оперативное решение возникающих вопросов;
- предупреждение возможных рисков и своевременное принятие мер для их минимизации.
6. Административная поддержка офиса
- контроль порядка и комфортного состояния офиса;
- обеспечение офиса необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами;
- заказ воды, кофе, расходных материалов и других необходимых товаров;
- контроль наличия и своевременное пополнение запасов;
- поиск поставщиков и подрядчиков для решения офисных задач;
- взаимодействие с курьерскими службами, сервисными компаниями, арендодателем и другими подрядчиками;
- организация текущих хозяйственных и административных вопросов;
- контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками;
- поддержание рабочего пространства в состоянии, необходимом для комфортной работы команды.
7. Работа в CRM и сервисах
- работа в CRM-системе и других программах ведения клиентов;
- внесение и актуализация информации;
- контроль поставленных задач и сроков;
- использование корпоративных сервисов, электронных средств связи и систем планирования.
Требования:
- опыт работы личным помощником, бизнес-ассистентом или ассистентом руководителя будет преимуществом;
- грамотная устная и письменная речь;
- желание и умение много общаться с людьми, объяснять информацию и находить подход к разным собеседникам;
- высокий уровень организованности и внимательность к деталям;
- инициативность и самостоятельность;
- находчивость и способность быстро находить решения в нестандартных ситуациях;
- умение работать с большим количеством задач одновременно;
- эмоциональная зрелость и устойчивость к рабочей нагрузке;
- исполнительность, ответственность и надежность;
- высокий уровень деловой коммуникации;
- уверенное владение MS Office, Word, Excel, Google-сервисами;
- уверенная работа с современными онлайн-сервисами, платежными системами, сервисами бронирования билетов и отелей;
- готовность быстро осваивать новые программы и инструменты.
Что особенно важно для нас:
Мы ищем не человека, который просто «выполняет поручения», а самостоятельного специалиста, который умеет:
видеть задачу целиком и самостоятельно организовывать ее выполнение;
не терять информацию и договоренности;
контролировать сроки без постоянных напоминаний;
быстро переключаться между разными задачами;
заранее замечать возможные проблемы и предупреждать о них;
корректно и уверенно общаться с людьми разного уровня;
сохранять спокойствие и эффективность в динамичном рабочем процессе.
Условия
работа в офисе в современном бизнес-центре «ФилитцЪ»;
график: 5/2, с 10:00 до 19:00;
работа напрямую с собственником компании;
обучение и полноценная адаптация на старте;
повышение профессиональной квалификации за счет компании;
корпоративные мероприятия за счет компании;
стабильная работа в развивающейся компании;
возможность профессионального и карьерного роста.
