Секретарь-референт генерального директора

Открыта вакансия секретаря-референта Генерального Директора ТРК "Атлантик-Сити"

Обязанности:

• Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции (бумажной и электронной). документов, требующих немедленного рассмотрения.
• Планирование рабочего дня руководителя, координация встреч, совещаний.
• Подготовка служебных писем, протоколов совещаний
• Контроль качества оформления исходящих документов перед подписанием (визирование, приложения, комплектность)
• Организация работы приемной: решение вопросов о возможности приема, телефонная коммуникация.
• Ведение архива приемной, предархивная обработка, участие в подготовке описей и актов
• Подготовка писем, участие в подготовке описей и актов
• Ведение электронного и бумажного документооборота, контроль сроков исполнения поручений.
• Организация совещаний: бронирование переговорных, подготовка материалов, ведение протоколов.
• Телефонная коммуникация: прием/переключение звонков, ведение телефонного справочника.
• Работа в приемной: регулирование потока посетителей, первичный фильтр обращений.
• Заказ и учет канцелярии, расходных материалов
• Контроль наличия и состояния расходников, своевременное пополнение запасов.
• Организация курьерской доставки, почтовых отправлений, работы с транспортными компаниями.
• Контроль чистоты и порядка в офисе, координация работы клининга и технических служб.
• Обеспечение конфиденциальности документов и информации.
• Выполнение разовых поручений руководства, связанных с административной поддержкой офиса.

Требования:

• Высшее образование
• Опыт работы секретарем‑референтом, помощником руководителя или делопроизводителем от 1–2 лет
• Грамотная устная и письменная речь, умение составлять деловые письма Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook), работа с электронной почтой, интернет‑ресурсами
• Навыки работы с оргтехникой (принтер, копир, сканер, факс)
• Личные качества: презентабельный внешний вид, ответственность, исполнительность, организованность, многозадачность, внимательность к деталям, тактичность.

Условия:

• график 5/2 с 9:00 до 17:30
• оклад 100т.р. на руки
• корпоративное питание