Помощник административного директора

ООО «Инженерная геодезия» работает в сфере инженерных изысканий с 2013 года. Выполнено более 9000 проектов. Офис в Балашихе, микрорайон Кучино.

Ищем помощника административного директора. Задача: комплектовать документы, вести реестры, держать поручения и сроки, получать недостающую информацию у сотрудников и возвращаться с готовым результатом.

Чем предстоит заниматься

• комплектовать документы для подрядчиков по готовым чек-листам;
• вести реестры поручений, документов, сроков и ответственных;
• контролировать выполнение поручений до получения результата;
• собирать недостающую информацию и документы у сотрудников;
• проверять комплектность перед передачей бухгалтеру, юристу, подрядчику или руководителю;
• вести типовые административные задачи в Битрикс24;
• готовить по шаблонам письма, таблицы, реестры и простые документы;
• собирать счета и основания для оплаты без проведения платежей.

Что важно

• опыт администратором, помощником руководителя, координатором или специалистом по документообороту от двух лет;
• уверенная работа в Excel или Google Таблицах: фильтры, сортировка, простые формулы, сверка списков;
• опыт работы в CRM, Битрикс24 будет преимуществом;
• умение вести много параллельных задач и самостоятельно возвращаться к просроченным вопросам;
• внимательность к суммам, реквизитам, срокам и комплектности документов;
• спокойная деловая настойчивость и грамотная письменная речь.

Что предлагаем

• офис в Балашихе, микрорайон Кучино, семь минут пешком от платформы МЦД-4 Кучино;
• график Пн-Пт, 09:00-18:00;
• прямое подчинение административному директору;
• обучение внутренним процессам, готовые шаблоны и чек-листы.

В сопроводительном письме ответьте на три вопроса

1. Приведите пример, когда сотрудник или контрагент не отвечал в срок. Что именно вы сделали и чем закончилась ситуация?
2. Сколько параллельных задач с разными сроками вы вели одновременно и в каком инструменте их контролировали?
3. Вам передали счёт на оплату без договора и без подтверждения ответственного. Ваши действия по шагам?

Как проходит отбор

1. Отклик с ответами на три вопроса выше.
2. Короткое практическое задание примерно на 30 минут: реестр из двадцати строк, в котором нужно найти дубли, пропуски и расхождения по суммам и срокам, и написать, чего не хватает для передачи документов дальше.
3. Встреча в офисе.