улица Симоновский Вал 26А
Чем предстоит заниматься:
- Документооборот и 1С:
– Формирование писем, счетов, служебных записок в 1С по департаменту (клубы, сотрудники, контрагенты).
– Оформление заявок на обеспечение новых сотрудников, канцтовары, хозтовары.
– Контроль жизненного цикла договоров: запрос скан-копий, отслеживание пролонгации, напоминание руководителям, контроль закрывающих документов.
- Организационная поддержка:
– Ведение календаря собраний, бронирование переговорных, подготовка встреч, протоколирование.
– Travel-поддержка: маршруты, билеты, отели, трансферы (изредка командировки).
– Организация внутренних и внешних мероприятий (ивент-поддержка).
– Отправка пригласительных писем, отчетность по мероприятиям.
- Администрирование и контроль:
– Ведение общего табеля департамента, сбор данных (опросы).
– Внутренняя безопасность: проверка контрагентов (арендодателей, подрядчиков) по базам на банкротство.
– Постановка задач дизайнерам, взаимодействие с IT, АХО, секретариатом.
– Фиксация поручений, контроль сроков, напоминание.
– Поздравления в общем чате, прочие поручения руководителя.
Что мы хотим видеть:
- Высшее образование.
- Знание английского языка на уровне B2 и выше.
- Опыт ассистентом руководителя от 1 года.
- Продвинутый ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Docs/Sheets.
- Понимание делопроизводства и документооборота.
- Идеальная грамотность (устная и письменная).
- Навыки приоритизации и многозадачности.
- Стрессоустойчивость, внимание к деталям.
- Конфиденциальность, тактичность, дипломатичность.
- Обучаемость, инициативность в рамках своих задач.
