Бизнес-ассистент / Помощник руководителя

О компании

«Медоборы» — одно из ведущих кондитерских производств Крыма с 30-летней историей. Мы создаём качественные десерты, развиваем собственное производство и команду профессионалов.

Сегодня компания находится в активном развитии, поэтому мы ищем Помощника руководителя, который станет надёжным партнёром руководителя в организации ежедневной работы, контроле задач и выстраивании эффективных процессов.

Это не позиция классического администратора. Нам нужен человек, который умеет работать самостоятельно: видеть задачи целиком, держать под контролем договорённости, быстро находить необходимую информацию и помогать руководителю эффективно управлять процессами.

Чем предстоит заниматься:

Организация рабочего дня руководителя

• Ведение календаря руководителя.
• Планирование и организация встреч, совещаний и переговоров.
• Контроль графика, напоминание о важных задачах, встречах и мероприятиях.
• Подготовка необходимой информации к встречам.

Контроль выполнения задач и поручений

• Фиксация поручений руководителя.
• Контроль сроков выполнения задач и полученных результатов.
• Сбор информации и актуальных статусов по текущим задачам.
• Ведение задач в Битрикс24: постановка, контроль исполнения, актуализация статусов.
• Контроль соблюдения договорённостей между подразделениями.

Организация совещаний и рабочих встреч

• Подготовка материалов к встречам и совещаниям.
• Организация процесса проведения встреч.
• Ведение протоколов совещаний.
• Фиксация ключевых решений и договорённостей.
• Контроль исполнения принятых решений после встреч.

Взаимодействие с подразделениями компании

• Координация выполнения поручений руководителя.
• Коммуникация с руководителями подразделений и сотрудниками компании.
• Сбор необходимой информации по запросам руководителя.
• Контроль получения обратной связи и соблюдения сроков.

Работа с документами и деловой перепиской

• Приём, обработка и распределение входящей корреспонденции.
• Подготовка и отправка исходящих писем и документов.
• Контроль своевременной передачи информации ответственным сотрудникам.
• Работа с электронным документооборотом (1С ЭДО).
• Систематизация, учёт и хранение документов компании.
• Поддержание порядка в документообороте и архиве.

Организация командировок

• Полное сопровождение организации поездок руководителя:
  • подбор и покупка билетов;
  • бронирование гостиниц;
  • организация транспорта;
  • подготовка необходимых документов.

Административно-хозяйственная поддержка офиса

• Контроль наличия необходимых офисных материалов.
• Организация закупки: канцелярских товаров, питьевой воды, кофе, чая, хозяйственных товаров.
• Контроль поддержания порядка и комфортных условий в офисе.

Что важно для нас:

• Опыт работы помощником руководителя / бизнес-ассистентом от 2 лет.
• Умение работать с большим количеством задач и быстро переключаться между ними.
• Опыт организации рабочих процессов и контроля исполнения задач.
• Уверенное владение офисными программами.
• Опыт работы в Битрикс24 и 1С ЭДО.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Навыки деловой переписки.
• Умение структурировать информацию и работать с документами.
• Ответственность, внимательность и системность.
• Инициативность и самостоятельность.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Готовность развиваться и обучаться.
• Стрессоустойчивость.

Мы предлагаем:

• Доход: 70 000 ₽ оклад + до 10 000 ₽ KPI
• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня.
• Стабильные выплаты заработной платы 2 раза в месяц.
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Комфортный офис.
• Молодая активная команда.
• Интересные задачи и возможность влиять на процессы компании.
• Корпоративное обучение и развитие.
• Возможность профессионального роста вместе с компанией.

Нам подходит кандидат, который:

• любит порядок и умеет организовывать процессы;
• не ждёт постоянных напоминаний, а самостоятельно контролирует результат;
• умеет работать с руководителем и быть его надёжной опорой;
• получает удовольствие от того, что благодаря его работе процессы становятся быстрее и эффективнее.

Если вы считаете, что хороший помощник — это человек, который не просто выполняет поручения, а помогает руководителю достигать целей, будем рады познакомиться.