Персональный ассистент

Обязанности:

Бизнес 50%/ Личные 50%

Организация рабочего процесса Акционера

• Ведение и постоянная актуализация динамичного календаря и графика. Напоминание о звонках, встречах и важных задачах.
• Систематизация входящего потока идей и поручений.
• Расстановка приоритетов и своевременное возвращение к приоритетным задачам.

Протоколирование и контроль исполнения

• Участие во встречах по мере включения в работу (при невозможности присутствия - обработка тезисов и материалов, переданных Руководителем аппарата).
• Подготовка структурированных протоколов.
• Декомпозиция поручений в конкретные задачи.
• Распределение задач по ответственным в используемых бизнес-единицами системах.
• Контроль статусов и сроков, своевременное информирование Руководителя аппарата о задержках и критических отклонениях.
• Коммуникация с топ-менеджерами по просроченным задачам не требуется: эскалация осуществляется через руководителя аппарата.

Документы и архив

• Системное ведение и хранение документов и материалов.
• Быстрый поиск и предоставление необходимого документа или информации по запросу.
• Поддержание структуры архива таким образом, чтобы нужные материалы всегда можно было оперативно найти. Travel-поддержка
• Travel-поддержка Акционера и семьи Постепенное подключение к работе с частной авиацией (на первом этапе - совместно с руководителем аппарата, с перспективой дальнейшей передачи функции). Личные и семейные поручения.
• Выполнение личных поручений Акционера.
• Возможны отдельные поручения от членов семьи, однако регулярность и объем этого блока не определены. Административная поддержка
• Работа с задачами, связанными в том числе с необходимостью совершить или получить платеж.

Требования:

• Релевантный опыт: от 2-х лет: необходим опыт, позволяющий самостоятельно выстраивать систему работы, видеть зоны беспорядка и приводить их в порядок без необходимости пошагового обучения. Опыт работы непосредственно с акционером / HNWI не критичен;
• Иностранный язык: английский, B2+ (для работы с письмами, почтой и документами);
• Образование: высшее;
• Программы и знания: Уверенное владение современными цифровыми инструментами и понимание принципов работы CRM/ERP-систем. Навыки использования AI-инструментов, в частности Claude и ChatGPT, должны быть базовой рабочей компетенцией. Кандидат не должен осваивать подобные инструменты с нуля. Конкретный набор программ не принципиален.

Условия:

• Заработная плата, бонусы: 150 000–200 000 руб. на руки.
• Оформление: ТК РФ ;
• Формат работы: гибрид г. Москва, Москва Сити, “Город Столиц”. Присутствие в офисе желательно в периоды нахождения акционера в России, при его отсутствии и отсутствии задач, требующих физического присутствия, возможна дистанционная работа. Ориентировочно офлайн/онлайн ~ 50/50. Рабочее место - open space рядом с кабинетами руководителя аппарата и акционера;
• График работы: 5/2, ненормированный, с волнообразной загрузкой и постоянной готовностью быть на связи. В спокойные периоды нет требования находиться в офисе или работать стандартно с 9:00 до 18:00, однако при поступлении задачи необходимо оперативно включиться в работу. Ночные задачи возможны крайне редко, преимущественно в связи с travel-задачами или сменой часовых поясов;

​​​​​​​Командировки: не предусмотрены.

Этапы:

• Онлайн оценка эксперта Smart & Talented;
• Собеседование с руководителем аппарата - онлайн (~30 мин.); Собеседование с руководителем аппарата - очно;
• Проверка Службой Безопасности;
• ИС - 3 месяца .