Секретарь/Офис- менеджер

Приглашаем в нашу команду Офис-менеджера! Если вы не только профессионал своего дела, владеющий технологиями документооборота, но и открытый, коммуникабельный человек, готовый создавать позитивную атмосферу в офисе, мы будем рады видеть вас в нашей команде.

О нас:

LOGISTIX – ведущий системный интегратор в сфере логистики.

• Аккредитованная IT-компания.
• Более 20 лет успешной реализации проектов по оптимизации складских комплексов и автоматизации логистических процессов.
• Мы занимаем лидирующие позиции на российском рынке WMS-решений.
• Нами реализовано более 500 проектов в области логистики.

Обязанности:

• Ведение делопроизводства.
• Учет, хранение, отправка входящих-исходящих документов.
• Регистрация, сканирование, присвоение номеров, хранение в электронном виде и архиве, работа с журналами и номенклатурой дел.
• Оформление в соответствии с правилами делопроизводства, регистрация и передача на подпись генеральному директору приказов и иных документов.
• Прием и отправка документов/посылок/товаров почтой, СДЭК, Доставистой (включая договорные документы с клиентами и договоры субподрядчиков).
• Контроль сопровождающих документов и отчетности.
• Прием и распределение входящих звонков в соответствии с регламентом.
• Фильтрация обращений, уточнение вопросов, передача информации сотрудникам через корпоративные каналы.
• Обеспечение проезда и проживание сотрудников в командировках по заявкам руководителей структурных подразделений. Бронирование билетов и гостиниц, согласование условий, ведение учета командировок.
• Ведение номенклатуры дел по административно-хозяйственному отделу. Участие в создании номенклатуры дел других структурных подразделений.
• Работа с руководителями, контроль оформления и хранения ими документов отделов в рамках номенклатуры.
• Участие в организации и ведение архива дел.
• В перспективе участие в создании и ведении альбома унифицированных форм и табеля форм документов.
• Участие в инвентаризации, ведение журналов учета и хранения материально-технических ценностей.
• Организация встреч. Встреча гостей компании (чай/кофе). Подготовка переговорной, контроль воды и расходных материалов.
• Организация быта офиса. Контроль работы уборщицы, закупка канцелярии, воды, чая/кофе, контроль картриджей. Контроль техники, света, окон, дверей, сдача ключей.
• Взаимодействие с сотрудниками в «Битрикс24».
• Замещение специалиста договорного отдела во время его отпуска: обработка корреспонденции, сканирование, регистрация, подготовка документов к отправке.
• Выполнение поручений руководителя и поручений общего характера.

Требования:

• Образование не ниже среднего специального;
• Знание ПК и офисных приложений;
• Знание оргтехники (сканер, ксерокс, факс, мини АТС);
• Владение технологиями документооборота;
• Опыт работы от 1 года;
• Грамотная письменная и устная речь.
• Преимуществом будет знание системы Битрикс24 и английского языка.

Условия:

• Офис в стиле лофт, метро Перово;
• Финансовые условия обсуждаем на собеседовании;
• Бесплатный кофе/чай от компании;
• Корпоративные развлекательные мероприятия;
• График работы: с 9.00 до 18.00;
• Полный рабочий день;
• На территории работодателя