Администратор офиса

Обязанности:

• Прием, первичная обработка, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции (в том числе в системах ЭДО);
• Отслеживание сроков выполнения поручений руководства по служебным запискам, приказам и распоряжениям;
• Учет научно-технической документации: Регистрация и систематизация отчетов о НИОКР, технических заданий, технологических регламентов и паспортов;
• Сопровождение договоров: первичный сбор документов, регистрация и контроль согласования договоров с контрагентами, соисполнителями и заказчиками;
• Организация командировок: бронирование авиа- и ж/д билетов, гостиниц для сотрудников НТЦ, отправляющихся на объекты или конференции;
• Командировочная отчетность: сбор и передача в бухгалтерию первичных документов (посадочных талонов, чеков, актов);
• Обеспечение жизнедеятельности НТЦ: заказ канцелярии, расходных материалов для оргтехники, воды и чайно-кофейной продукции;
• Координация встреч: организация совещаний, научно-технических советов и семинаров (подготовка переговорных, ведение протоколов встреч);
• Встреча посетителей: прием гостей, заказ пропусков, организация встреч с внешними партнерами и представителями проверяющих органов;
• Взаимодействие с ИТ-службами: оформление заявок на предоставление доступов к корпоративным системам для новых сотрудников НТЦ.
• Работа с ПО и оргтехникой: уверенное владение пакетом MS Office (особенно Word и Excel на продвинутом уровне для ведения реестров), навыки работы со сканерами, плоттерами и МФУ.
• Грамотность и редактирование: высокая орфографическая и пунктуационная грамотность, умение составлять официальные письма и вычитывать научно-технические тексты на предмет форматирования.
• Тайм-менеджмент: умение расставлять приоритеты в условиях многозадачности, контролировать дедлайны по поручениям руководства для всей команды НТЦ.
• Протоколирование совещаний: навык быстрого фиксирования сути обсуждений на научно-технических советах и оперативного формирования протоколов.
• Организационные навыки: опыт координации жизнедеятельности офиса/лаборатории «с нуля» (от закупки канцелярии до организации комплексных командировок).
• Внимательность к деталям: критически важна при проверке номеров патентов, шифров проектов, формулировок в договорах и актах.
• Стрессоустойчивость и адаптивность: способность сохранять спокойствие при резком изменении приоритетов или плотном потоке задач
• Коммуникабельность: умение находить общий язык как с сотрудниками НТЦ, так и со смежными службами (бухгалтерия, ИТ, АХО и т.п.).

Требования:

• Высшее (бакалавриат/магистратура) или среднее профессиональное (колледж).

• Обязательно опыт в программе 1С Документооборот, 1С ERP;

• Направления: «Документоведение и архивоведение», «Управление документацией», «Библиотечно-информационная деятельность».

• Плюсом будет наличие базового технического образования;

• Работа с ПО и оргтехникой: уверенное владение пакетом MS Office (особенно Word и Excel на продвинутом уровне для ведения реестров), навыки работы со сканерами, плоттерами и МФУ;
• Грамотность и редактирование: высокая орфографическая и пунктуационная грамотность, умение составлять официальные письма и вычитывать научно-технические тексты на предмет форматирования;
• Тайм-менеджмент: умение расставлять приоритеты в условиях многозадачности, контролировать дедлайны по поручениям руководства для всей команды НТЦ;
• Протоколирование совещаний: навык быстрого фиксирования сути обсуждений на научно-технических советах и оперативного формирования протоколов;
• Организационные навыки: опыт координации жизнедеятельности офиса/лаборатории «с нуля» (от закупки канцелярии до организации комплексных командировок);
• Внимательность к деталям: критически важна при проверке номеров патентов, шифров проектов, формулировок в договорах и актах;
• Стрессоустойчивость и адаптивность: способность сохранять спокойствие при резком изменении приоритетов или плотном потоке задач;
• Коммуникабельность: умение находить общий язык как с сотрудниками НТЦ, так и со смежными службами (бухгалтерия, ИТ, АХО и т.п.)​​​​​​​.

Условия:

• Официальное трудоустройство, стабильная "белая" зарплата;
• График работы 5/2, рабочий день с 8:00 либо с 9.00;
• Работа в офисе компании с современной инфраструктурой;
• Программа ДМС, компенсация спортивных секций, материальная поддержка;
• Возможности для профессионального и карьерного роста, обучение за счёт компании;
• Участие в уникальных проектах федерального уровня.