Начальник отдела документооборота и внутреннего контроля

О работодателе

Фонд капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области — региональный оператор программы капремонта. Мы организуем ремонт общего имущества в многоквартирных домах по всей области: крыши, фасады, инженерные сети, лифты. Ищем руководителя, который наладит документооборот Фонда и контроль исполнения поручений.

Обязанности

Руководство отделом

• Руководить отделом: распределять задачи, ставить сроки, контролировать трудовую и исполнительскую дисциплину сотрудников.
• Отвечать за выполнение задач и функций отдела, планировать его работу и отчитываться перед руководством.

Документооборот и делопроизводство

• Разрабатывать и обновлять локальные акты по делопроизводству: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, регламент работы в 1С:Документооборот, шаблоны документов.
• Методически сопровождать работу 1С:Документооборот: настраивать маршруты согласования и шаблоны, консультировать и обучать сотрудников, ставить задачи на доработку системы специалистам 1С.
• Организовать регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в 1С:Документооборот, отправку документов почтой, курьером и через электронные каналы (в том числе межведомственный электронный документооборот и документы с электронной подписью).
• Организовать подготовку проектов резолюций генерального директора по всем входящим документам.
• Проверять полноту и правильность документов, которые готовят на подпись генеральному директору: оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2016, наличие согласований, соблюдение сроков.
• Организовать текущее хранение документов, формирование дел и их передачу в архив, работу экспертной комиссии.

Контроль исполнения и внутренний контроль

• Контролировать исполнение поручений и резолюций генерального директора, предупреждать исполнителей о приближении сроков.
• Каждую неделю готовить отчёты о сроках исполнения поручений по каждому ответственному исполнителю (на основе данных 1С:Документооборот), а также аналитику по просрочкам.
• Контролировать сроки ответов на обращения граждан, организаций, органов власти и прокуратуры (в том числе в рамках 59-ФЗ), включая обращения через Платформу обратной связи Госуслуг.
• Контролировать внутренний документооборот: соблюдение регламентов, маршрутов согласования и сроков.
• Проводить внутренние проверки соблюдения локальных актов Фонда, оформлять их результаты и предложения по устранению нарушений.
• Готовить информацию и отчёты для руководства Фонда и проверяющих органов.

Требования

• Высшее образование: документоведение, юриспруденция, государственное и муниципальное управление или экономика.
• От 3 лет опыта в делопроизводстве или документационном обеспечении, из них не менее 1 года на руководящей должности.
• Уверенная работа в 1С:Документооборот: регистрация, маршруты согласования, контроль исполнения, отчёты. Опыт внедрения или настройки системы будет преимуществом.
• Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил делопроизводства и архивного хранения, 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан».
• Опыт организации контроля исполнения поручений.
• Плюсом будет опыт работы в государственных или муниципальных учреждениях, ФКР, ЖКХ или строительстве.
• Внимательность, системность, умение отстаивать требования к качеству документов.

Условия

• Оформление по ТК РФ с первого дня, официальная заработная плата.
• График 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Ежеквартальные и ежегодные премии.
• Материальная помощь к отпуску в размере двух окладов.
• Стабильная работа в государственной некоммерческой организации.

Ключевые навыки: 1С:Документооборот, делопроизводство, контроль исполнения поручений, ГОСТ Р 7.0.97-2016, внутренний контроль, руководство коллективом, архивное дело, 59-ФЗ, деловая переписка.