Офис-менеджер/специалист по документообороту и административной поддержке

Обязанности:

• оформление договоров по техническому обслуживанию для учреждений, ведение единого реестра договоров;
• ежемесячное оформление первичных кассовых документов в программе 1С (счета, счета‑фактуры, акты выполненных работ);
• формирование актов сверки по запросу заказчиков и ведение работы с дебиторской задолженностью по учреждениям;
• ежедневно контролировать электронную почту, принимать и регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию (с присвоением номеров, указанием дат, отправителей/получателей, тем и ответственных);
• ежемесячная актуализация архива документов (договоры, счета, акты, письма) в бумажном и электронном виде, соблюдать номенклатуру дел и правила хранения;
• составление коммерческих предложений и отправкаь их по электронной почте по утверждённым шаблонам;
• ежемесячная организация обеспечения потребностей офиса (канцелярия, вода, кофе и пр.) в рамках утверждённого бюджета;
• оперативное выполнение служебных поручений руководства, фиксирование результатов и сроков исполнения.

Требования:

• уверенная работа в 1С: оформление первичных документов, работа со справочниками, контроль дублей, выгрузки;
• продвинутый уровень Excel/Google Таблиц: сводные таблицы, условное форматирование, фильтрация, группировка; умение сопоставлять большие списки (реестры договоров, оплат, актов);
• понимание первичных документов и логики расчётов: счёт, счёт‑фактура, акт выполненных работ, акт сверки; знание обязательных реквизитов и типичных ошибок;
• навыки ведения реестров и архивов: единые правила именования файлов, структура папок, контроль сроков и статусов, ведение журналов регистрации корреспонденции;
• грамотная деловая переписка: составление писем, коммерческих предложений, служебных записок; чёткая формулировка задач и результатов;
• опыт работы приветствуется.

Личные качества:

• внимательность;
• организованность и системность: умение выстроить процессы обработки почты, корреспонденции, закупок и контроля сроков;
• самостоятельность и исполнительность: выполнение задач без постоянного контроля, фиксация статусов и сроков, своевременное информирование о рисках;
• стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности: одновременная обработка почты, срочные запросы заказчиков, ежемесячные объёмы документов.