улица Ленинская Слобода 19
О компании
Группа компаний «Медстал» — лидер индустрии медицинской мебели в России. Более 20 лет мы являемся надёжным производителем и поставщиком для главных организаций здравоохранения страны. Мы гордимся своей репутацией и старательно её бережём. В нашу команду мы берём только лучших в своём деле.
Описание вакансии
Мы ищем Бизнес-ассистента Генерального директора — специалиста, который сосредоточен на управлении временем руководителя, подготовке внешних встреч и материалов к ним, а также свободно ориентируется в бизнес-процессах компании.
Это не просто позиция помощника — это роль человека, который работает на опережение, понимает логику бизнеса и берёт на себя организацию ключевых внешних коммуникаций руководителя.
Чем предстоит заниматься:
Управление временем Генерального директора:
-
Планирование рабочего дня, ведение календаря встреч в Outlook (личное, рабочее расписание, мероприятия)
-
Приоритизация задач и встреч, защита времени руководителя от нецелевых обращений
-
Составление и корректировка расписания: личного, рабочего, предстоящих мероприятий
-
Координация внутренних и внешних встреч, синхронизация участников
Подготовка внешних встреч и материалов:
-
Подготовка материалов для внешних встреч: презентации, аналитические записки, отчёты, информационные и справочные материалы
-
Представительская функция: деловая переписка с партнёрами, участие в конференциях, выставках, переговорах и деловых встречах, в том числе с иностранными партнёрами
-
Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч
-
Ведение календаря дней рождения деловых партнёров и топ-менеджмента компании, организация поздравлений и подарков
-
Доведение до сотрудников указаний и распоряжений руководителя, контроль их исполнения
Ориентация в бизнес-процессах компании:
-
Понимание структуры компании, ключевых процессов и зон ответственности подразделений
-
Самостоятельное решение оперативных вопросов, связанных с деятельностью руководителя
-
Координация взаимодействия между подразделениями по поручению ГД
-
Документооборот и делопроизводство
-
Отслеживание материально-технического обеспечения кабинета руководителя и приёмной
Личные поручения и travel-support:
-
Выполнение личных поручений руководителя
-
Travel-support: авиабилеты, отели, трансферы, визовая поддержка
-
Самостоятельное управление повседневными личными вопросами руководителя (банки, налоговая, приставы, страховые компании)
-
Комплексное сопровождение объектов недвижимости и автотранспорта (взаимодействие с сервисами, продление страхования, устранение проблем)
-
Контроль бюджета и оптимизация затрат
Требования к кандидату:
-
Опыт работы бизнес ассистентом — от 5 лет
-
Грамотная устная и письменная речь
-
Знание английского языка
-
Отличное владение ПК: MS Office, графические редакторы
-
Знание документооборота
-
Навык ведения деловой переписки
-
Навык ведения протокола совещания
-
Знание этики поведения
-
Умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией
-
Способность качественно выполнять широкий круг обязанностей
-
Умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды
-
Доброжелательность, высокая скорость работы
Личные качества:
-
Исполнительность и ответственность
-
Инициативность в достижении поставленных задач
-
Коммуникативность, неконфликтность, гибкость
-
Аналитический склад ума
-
Понимание бизнес-логики и процессов
Мы предлагаем:
-
Оформление: согласно ТК РФ
-
График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00
-
Отпуск: 28 дней, оплачиваемый больничный
-
Место работы: благоустроенный офис в шаговой доступности от м. Автозаводская, БЦ «Омега Плаза»
-
Инфраструктура: комфортная обеденная зона, кофе, чай
-
Корпоративная жизнь: мероприятия (дни рождения сотрудников и компании)
-
Уровень заработной платы: обсуждается с успешным кандидатом
Кого мы ищем:
Мы ищем бизнес-ассистента, для которого управление временем руководителя — это не просто механическое планирование, а осознанная работа с приоритетами. Человека, который понимает, как устроены бизнес-процессы, умеет готовить качественные материалы для внешних встреч и может стать надёжной для руководителя. Если вы готовы работать на опережение и брать на себя ответственность за результат — будем рады познакомиться!
