Делопроизводитель в отдел пуско-наладки и эксплуатации

Обязанности:

• Работа с договорами на техническое обслуживание. Приём и регистрация поступающих договоров (проверка реквизитов, сроков, подписей). Анализ условий: сверка объёмов работ, цен, сроков оплаты, выявление несоответствий или рисков. Контроль исполнения условий договора подрядчиком (сроки, качество работ). Ведение реестра договоров, формирование по ним отчётности.
• Контроль выставления закрывающих документов. Ежемесячное формирование закрывающих документов по выполненных работам. Формирование сопровождающих документов и акта приёма-передачи. Сверка закрывающих документов (акты выполненных работ, счета-фактуры, акты сверок) с первичными документами (накладные, акты приёмки, счета). Выявление расхождений (недостача, завышенные объёмы, ошибки в реквизитах). Направление рекламаций подрядчику. Формирование реестров закрывающих документов для бухгалтерии. Контроль за своевременным возвратом закрывающих документов, подписанных Заказчиками. Контроль за возвратом технических актов формируемых и подписанных на объекте при фактическом выполнении работ.
• Документооборот и архив. Систематизация входящей и исходящей документации, ведение журналов регистрации, обеспечение сохранности документов. Подготовка дел для архивации или передачи в архив.
• Сопровождение договорной работы. Помощь юристам и специалистам отдела в подготовке технических заданий, спецификаций, дополнительных соглашений.
• Подготовка отчётности. Формирование сводных отчётов по договорам (по срокам, объёму работ, оплате) для руководства и контролирующих органов. Ежемесячно отправка представителям заказчика различных видов отчетности (акты выполненных работ (технический акт), отчет по теплопотреблению за предыдущий календарный период и др.)
• Взаимодействие с другими подразделениями. Координация с бухгалтерией, техническим отделом, сметно-договорным отделом по вопросам, связанным с договорами.
• Соблюдение конфиденциальности. Обеспечение защиты коммерческой тайны при работе с договорами и сопутствующими документами.
• Обеспечение отдела. Взаимодействие с поставщиками оборудования, выставление счетов на оборудование и материалы (по заявкам от инженерного состава). Формирование реестра счетов на согласование и оплату. Организация доставки оборудования на конкретный адрес или самовывоз. Контроль наличия и формирование заказа канцелярии для отдела. Взаимодействие с организациями связи (МТС и Мегафон) получение счетов для пополнения лицевого счета, отключение и подключение номеров.

Требования:

• Презентабельный внешний вид
• Опыт работы в аналогичной должности будет Вашим преимуществом
• Внимательность, ответственность, доброжелательность
• Умение работать в режиме многозадачности

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ
• Комфортабельный офис
• Своевременная выплата зарплаты
• Возможность карьерного роста