Высокая улица 28
Хлебозавод ФУТУРА — современное производство хлебобулочных изделий в Ленинградской области. Ищем специалиста, который наведёт и будет поддерживать порядок в документах компании.
Ваша главная задача — чтобы вся первичная документация была принята, проверена, зарегистрирована, передана в бухгалтерию и правильно заархивирована. Чтобы документы не терялись, а любой нужный оригинал можно было найти за несколько минут.
Также в зоне ответственности — порядок в договорах с контрагентами по прочим услугам и закупкам (договоры по продажам и закупке сырья ведут профильные отделы).
Обязанности:
1. Исходящие документы
Подготовка документов на отгрузку:
- ежедневно в 15:00 получать информацию по отгрузкам и маршрутам на следующий день;
- распечатывать, проставлять печати и готовить комплекты документов;
- до конца дня формировать пакеты документов по каждому маршруту;
- фиксировать в реестре, какие документы выданы водителям.
Приём документов от водителей:
- принимать после рейсов накладные, УПД, транспортные документы, маршрутные листы и другие документы по отгрузкам;
- сверять вернувшиеся документы с выданными комплектами и маршрутами по реестру, отмечать комплектность или расхождения;
- проверять наличие подписей, дат, отметок о приёмке и печатей;
- при расхождениях фиксировать их в реестре и сообщать руководителю отдела продаж.
2. Входящие документы
- принимать документы по поступлению сырья, материалов, других ТМЦ и услуг (УПД, товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ и другие оригиналы);
- проверять комплектность, реквизиты, подписи и печати; при отклонениях сообщать руководителю подразделения, которое принимало ТМЦ или услуги;
- регистрировать документы в едином реестре.
3. Хранение и архивирование
- раскладывать документы по типам (входящие ТМЦ / входящие услуги / исходящие / договоры) и периодам (год / квартал / месяц), маркировать папки и организовывать хранение;
- при необходимости сканировать документы и сохранять электронные копии в общей папке;
- готовить закрытые периоды к передаче в архив (в офисе хранится первичка только за текущий квартал и договоры);
- обеспечивать сохранность и конфиденциальность документов.
4. Взаимодействие с бухгалтерией
- при закрытии месяца сверяться с главным бухгалтером по реестру недостающих документов;
- собирать недостающие документы через руководителей подразделений и контролировать сроки; если вопрос не решается — сообщать главному бухгалтеру.
5. Общий порядок
- следить, чтобы документы не скапливались без регистрации и не лежали в разных кабинетах;
- оперативно сообщать о потерянных, неподписанных или неправильно оформленных документах;
- поддерживать порядок в бумажном и электронном архиве;
- следить за наличием бумаги, папок, файлов и других материалов для работы с документами.
6. Задачи для производства
- каждое утро вносить в 1С выработку смен за прошлый день.
7. Офисные задачи
- входящая и исходящая почта: приём, регистрация и отправка обычных и заказных писем (Почта России, курьеры);
- подготовка внутренних документов по шаблонам: приказы, доверенности, служебные записки;
- контроль расходных материалов: вода, кофе, чай, сахар, посуда, бытовая химия;
- контроль состояния офисной и бытовой техники, отправка заявок на ремонт;
- разовые поручения (например, запросить акты у дератизаторов, купить подарочные сертификаты сотрудникам на день рождения).
Ожидаемый результат работы:
- все полученные документы зарегистрированы;
- по каждому отсутствующему документу понятно, кто ответственный и когда он будет получен;
- документы на следующий день подготовлены заранее;
- бухгалтерия вовремя получает полный комплект первички;
- любой документ можно найти за несколько минут;
- на производстве нет потерянных и неучтённых оригиналов;
- в офисной зоне всё работает и всего хватает.
Мы предлагаем:
- заработная плата от 70 000 ₽ (после вычета);
- график 5/2, с 11:00 до 20:00;
- официальное трудоустройство;
- выплата зарплаты 2 раза в месяц;
- бесплатное двухразовое питание;
- бесплатная корпоративная развозка от метро «Парнас» до работы и обратно;
- компенсация оформления медицинской книжки;
- скидки на продукцию;
- премия за выслугу лет;
- подарки на день рождения;
- материальная помощь при рождении ребёнка.
