Ищем бизнес-ассистента генеральному директору компании, занимающейся производством углеродного материала для вакуумного оборудования, который поможет собственнику контролировать ключевые процессы компании, доводить задачи до результата и внедрять ИИ-инструменты в работу команды.
Это не классическая позиция секретаря. Нам нужен самостоятельный человек, который быстро разбирается в новых задачах, умеет договариваться с людьми, работает с информацией и предлагает решения, а не ждёт подробных инструкций.
Чем предстоит заниматься:
1. Работа с заказчиками
• Собирать обратную связь после коммерческих предложений, первых заказов и отгрузок.
• Возвращать в работу сделки, по которым заказчики не ответили.
• Контролировать информирование ключевых клиентов о статусе заказов.
• Готовить собственника к переговорам: собирать информацию от производства и продаж, выявлять риски и предлагать варианты решений.
2. Контроль задач и проектов
• Фиксировать поручения собственника, назначать ответственных и контролировать сроки.
• Вести протоколы встреч, отслеживать договорённости и собирать результаты.
• Координировать сотрудников и подрядчиков, готовить понятные задания и отчёты.
3. Финансы и документы
• Готовить ежедневную сводку по остаткам, обязательствам и предстоящим платежам.
• Формировать пакеты документов для оплат, в том числе зарубежным поставщикам.
• Контролировать получение закрывающих документов и передачу их в бухгалтерию.
4. Поставки и найм
• Отслеживать ключевые поставки из Китая, сроки и возможные задержки.
• Координировать работу с кадровым агентством, проводить первичные звонки кандидатам и готовить сводки для руководителя.
5. ИИ и оптимизация процессов
• Внедрять Claude, ChatGPT и другие ИИ-инструменты в работу команды.
• Создавать инструкции, ИИ-ассистентов, базу знаний и простые автоматизации.
• Улучшать таблицы, шаблоны и рабочие процессы.
• Координировать взаимодействие с внешними консультантами, маркетологами и дизайнерами.
6. Организационные задачи
• Организовывать командировки, встречи и участие в выставках.
• Вести календарь собственника и выполнять отдельные личные поручения.
Кого мы ищем
Обязательно:
• Уверенно пользуетесь Claude, ChatGPT и другими ИИ-инструментами: анализируете документы и таблицы, работаете с контекстом, создаёте ассистентов и автоматизации.
• Не боитесь звонить незнакомым людям, умеете проводить интервью и договариваться с разными собеседниками.
• Быстро погружаетесь в новые задачи, самостоятельно находите информацию и предлагаете решения.
• Умеете организовывать работу, контролировать сроки и доводить поручения до результата без напоминаний.
• Уверенно работаете в Excel и Google Таблицах, грамотно пишете.
• Ответственны, внимательны к деталям и соблюдаете конфиденциальность.
Будет плюсом:
• Опыт работы бизнес-ассистентом, координатором проектов или в операционном управлении.
• Опыт в производстве или B2B, понимание цикла заказа от КП до отгрузки.
• Знание amoCRM, Notion и систем управления задачами.
• Английский для переписки с поставщиками
Условия
• Работа напрямую с собственником, быстрые решения и минимум бюрократии.
• Оплачиваемые подписки на ИИ-инструменты.
• Возможность вырасти до руководителя проектов.
• Официальное трудоустройство.
• Зарплата: от 100 000₽ на руки (обсуждаем с успешным кандидатом)
• Формат: удаленный/гибрид
• График: 5/2 с 9:00-18:00
Как откликнуться
В сопроводительном письме расскажите, какими ИИ-инструментами пользуетесь в работе и какой процесс вам удалось самостоятельно организовать, улучшить или автоматизировать.
