Секретарь офиса

1. Жизнеобеспечение и администрирование офиса:

• Контроль состояния офиса: Поддержание идеального порядка, уюта и чистоты в течение рабочего дня; координация работы клининговой службы.
• Закупки и снабжение: Своевременный расчет потребностей, заказ и контроль доставки офисных расходов: канцелярские товары, питьевая вода, чай/кофе, продукты для зоны кухни, хозяйственные материалы и бытовая химия.
• Обслуживание оргтехники: Контроль исправности принтеров, сканеров, МФУ. Взаимодействие с сервисными центрами, своевременная организация заправки и замены картриджей, оперативное решение технических проблем.

2. Документооборот и делопроизводство:

• Электронный документооборот (ЭДО): Первичный ввод, регистрация, архивирование и ведение учета документов в программе 1С.
• Регистрация корреспонденции: Прием, сортировка, учет и ведение журналов/реестров всей входящей и исходящей бумажной и электронной корреспонденции.
• Административные документы: Составление, оформление и написание официальных деловых писем, внутренних приказов, запросов.
• Специфическая отчетность: Оформление и ведение путевых листов для автомобиля руководителя / водителя компании.

3. Коммуникации и прием посетителей (Welcome-зона):

• Встреча гостей: Прием клиентов, партнеров и соискателей компании; соблюдение стандартов гостеприимства (предложение чая/кофе, помощь в навигации по офису).
• Распределение потоков: Обработка входящих звонков на мини-АТС, фильтрация спама, оперативная переадресация вызовов на нужных специалистов.
• Почтовый ящик: Мониторинг общего корпоративного электронного ящика, обработка писем, своевременное доведение информации до ответственных лиц.

4. Взаимодействие с руководителем и Travel-поддержка:

• Поручения руководства: Оперативное и качественное выполнение личных и административных поручений генерального директора и топ-менеджмента компании.
• Travel-координация: Организация командировок «под ключ» для руководства и сотрудников компании (поиск, бронирование и покупка авиа/жд билетов, подбор отелей, трансферов, сбор отчетных документов).
• Внешние службы: Оперативное взаимодействие с курьерскими службами (Dostavista, СДЭК, Почта России), сервисными организациями и иными подрядчиками.
• Корпоративная жизнь: Помощь в подготовке и организации внутренних встреч, тимбилдингов и праздников.

Требования к кандидату

Профессиональные навыки и опыт:

• Опыт работы на позициях: офис-менеджер, секретарь, администратор, помощник руководителя от 3 лет опыт работы
• Уверенное владение ПК и программами MS Office (Word — форматирование документов, Excel — работа с таблицами и реестрами, PowerPoint — базовое редактирование презентаций).
• Обязателен практический опыт работы или понимание базовых принципов ведения документов в 1С.
• Грамотная, четкая устная речь, безупречная письменная грамотность. Знание правил делового этикета и телефонных коммуникаций.
• Навыки работы со стандартной современной оргтехникой (сканирование, копирование, отправка по сети).

Личные качества (Soft Skills):

• Психологическая устойчивость: Спокойный, уравновешенный характер, неконфликтность и умение конструктивно решать спорные или нестандартные ситуации.
• Многозадачность: Способность эффективно расставлять приоритеты в условиях высокой плотности задач и быстрого переключения между ними.
• Личные свойства: Вежливость, уважительное отношение к окружающим, доброжелательность, проактивность, высокое внимание к деталям и аккуратность в документах.
• Высокая обучаемость и искреннее желание развиваться профессионально.

Будет преимуществом:

• Владение английским языком на уровне, позволяющем вести базовую деловую переписку с зарубежными партнерами.

Условия работы

• Трудоустройство: Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня
• График работы: Пятидневная рабочая неделя (5/2) с [09:00 до 18:00] . Суббота, воскресенье и государственные праздники — выходные дни. Работа полностью в офисе (удаленный или гибридный формат не предусмотрен).
• Заработная плата: Стабильный оклад, выплаты строго 2 раза в месяц без задержек. зарплата от 70 тыс до 100000, обсуждается по итогам собеседования.
• Рабочее место: Комфортабельный, современный и светлый офис в пешей доступности от Метро «Бутырская»: ~150–200 м (2 минуты пешком, выход № 1), Платформа МЦД-3 «Останкино»: ~350–470 м (4–6 минут пешком), Метро «Фонвизинская»: ~1,3–1,5 км (около 15–16 минут пешком) (Останкино Бизнес-парк г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Бутырский, пр-д Огородный, д. 16/1, стр. 1)
• Полностью оборудованная рабочая зона и зона кухни.
• Бонусы: Безлимитный чай, кофе и сладости за счет компании.
• Команда: Дружный и поддерживающий коллектив, всегда готовый прийти на помощь на этапе адаптации.