Специалист по документообороту

Мы — рекламное агентство с 20‑летней историей и внушительным портфолио в сфере торгового маркетинга. Наша задача — помогать производителям выводить продукты на рынок и увеличивать продажи. География нашей работы — 450 городов России, а в активе — более 3000 реализованных проектов.

Ищем внимательного и ответственного менеджера по документообороту, который поможет нам держать процессы в идеальном порядке.

Что важно для нас в кандидате:

• уверенный пользователь ПК и офисных программ;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение грамотно распределять рабочее время и расставлять приоритеты между задачами;
• внимательность и стремление к безупречному результату — вам предстоит работать с большим объёмом документов.

Чем предстоит заниматься:

• принимать, проверять и регистрировать входящую корреспонденцию и документы (письма, заявки, договоры, акты и др.): контролировать комплектность, целостность, правильность адресата и наличие приложений;
• регистрировать документы в информационной системе — вносить обязательные реквизиты, присваивать номера и даты, фиксировать вид документа;
• распределять и маршрутизировать документы по исполнителям в соответствии с внутренними регламентами, фиксировать передачу и следить за движением документов;
• контролировать сроки исполнения поручений и документов: отслеживать статусы, своевременно напоминать исполнителям, информировать руководство о просрочках и причинах задержек;
• готовить исходящие документы: оформлять их по правилам делопроизводства (использовать бланки, проставлять реквизиты, визы и подписи), согласовывать тексты, проверять комплектность приложений перед отправкой;
• формировать и готовить дела для передачи в архив: подшивать документы, нумеровать листы, составлять описи, соблюдать установленные требования и сроки;
• обеспечивать сохранность документов и конфиденциальность информации, соблюдать правила доступа и учёта носителей ограниченного распространения;
• взаимодействовать с курьерской службой и почтой: формировать реестры отправлений, оформлять накладные и конверты, контролировать доставку срочных писем, фиксировать трек‑номера и статусы доставки;
• поддерживать порядок в документохранилище: систематизировать папки, актуализировать справочники и перечни, маркировать документы, устранять дубли и неучтённые материалы.

Мы предлагаем:

• комфортный офис в центре города с удобной транспортной развязкой;
• стабильный график работы 5/2, с 09:00 до 18:00;
• официальное трудоустройство.