Ведущий специалист управления главного механика

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности отдела, управления;
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, систематизирует и хранит документы текущего архива;
• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• Подготавливает служебные записки, распоряжения, приказы и контролирует их согласование, подписание;
• Ведет табель учета рабочего времени работников Управления главного механика;
• Составляет графики отпусков работников Управления главного механика до 30 октября года, предшествующему году отпусков сотрудников;
• Составляет графики рабочего времени работников Управления главного механика на год и ознакамливает работников под подпись до 30 октября года предшествующему году рабочего времени;
• Составляет графики командировок сотрудников работников Управления главного механика, ежемесячно, до 20-го числа месяца, предшествующего месяцу выезда в командировки;
• Составляет распоряжения на передачу товарно-материальных ценностей на складах работников службы;
• Ведет работу в подразделении по взаимодействию с отделом бухгалтерского учета и отчетности;
• Оказывает помощь работникам Управления главного механика в подготовки авансовых отчетов;
• Взаимодействует со службой по работе с персоналом по вопросам предоставления кадровых документов;
• Подготавливает, предоставляет акты выполненных работ, УПД, счетов-фактур, справки распределения затрат в планово-экономический отдел и бухгалтерию;
• Подготавливает, направляет заявки на предоплату или оплату за выполненные услуги. Контролирует выполнение заявок на оплату;
• Подготавливает, предоставляет прогноз финансового плана на предстоящий месяц;
• Подготавливает, предоставляет отчет по расходам Управления главного механика;
• Проводит анализ расходов и выявляет причины отклонений от бизнес-плана, текущего плана;
• Контролирует прохождение работниками Управления главного механика аттестаций, обучений, проверки знаний по промышленной безопасности;
• Ведет договорную работу с поставщиками услуг по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту транспортных средств (сбор документов, согласование, заключения договоров, контроль исполнения).

Требования:

• Среднее или высшее профессиональное образование;

• Опыт работы от 1 года;

• Опыт работы с ведением учета рабочего времени;

• Уверенный пользователь: оргтехники (МФУ, мини-АТС и т.д.), пакета Microsoft Office (Word, Exсel, Power Point, Outlook Express), Web-браузеров, программ видеоконференцсвязи: skype, zoom (их аналогов), программ учета (1С.УАТ, ТОиР, ТИС-Онлайн).

Условия:

• График работы 5/2, суббота, воскресенье-выходные дни;
• Время работы с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• ДМС со стоматологией;
• «Белая» заработная плата 2 раза в месяц своевременно.