Секретарь администратор на ресепшен

Вы будете работать с разными отделами Компании, и будете постоянно вовлечены в жизнь всех сотрудников. От Вас будет многое зависеть, наш секретарь — это важный элемент успешной работы офиса.

Вы узнаете о бизнесе Компании, и будете непосредственно активно участвовать во всем процессе делопроизводства.

Компания предоставляет возможность профессионального роста и развития.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

РЕСЕПШЕН: Прием и распределение телефонных звонков. Ведение табеля рабочего времени/графика посещения сотрудников. Работа с оргтехникой. Поддержание офиса в образцовом порядке. Помощь руководству компании.

ОФИС. ПОЧТА и ДОКУМЕНТООБОРОТ:

Сортировка входящей почты (в том числе и электронной). Сбор почтовой корреспонденции в головном офисе холдинга. Прием, отправка факсов и писем. Ведение реестра входящие-исходящие. Ведение документооборота.

• Встреча гостей. Чай, кофе для посетителей.
• Подготовка и отправка почтовой службой образцов продукции клиентам. Поиск оптимизации по стоимости.
• Прием и распределение звонков, мини-АТС
• Поддержание порядка и чистоты в офисе. Поддержание в рабочем порядке кофе машины, чистоты, закупка необходимых продуктов для приготовления чая, кофе.
• Контроль наличия и заказ канцелярских товаров. Оптимизация расходов.
• Мониторинг услуг от бизнес-центра и по сервисным компаниям. Контроль по срокам, закрывающим документам, качеству услуг, стоимости и т.д. Координация работы с бизнес-центром (карточки сотрудникам, пропуска, документооборот)
• Контроль за получением закрывающих документов для бухгалтерии по офисному помещению и другим контрагентам, связанным с офисом (интернет, мобильная связь, travel agency, отели, и т.д.)
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, чая, кофе, хоз. товаров
• Оформление почтовых отправок. Реестр. Почта России, курьерские службы. Контроль за доставкой, сроки, стоимость.
• Корпоративная мобильная связь. Стоимость, тарифы, контроль и оптимизация расходов.
• Работа с оргтехникой. Поддержание оргтехники в рабочем состоянии.

ДОКУМЕНТООБОРОТ:

Ведение внутреннего документооборота. Ведение реестра. Сканирование и копирование документов.

• Оформление виз, заказ авиа-, железнодорожных билетов, отелей и т.д. Работа с travel agency.
• Письменные переводы с/на английский язык по мере необходимости (деловая переписка, описания продуктов и техническая документация)
• Оформление доверенностей, приказов, приглашений для иностранных гостей
• Выполнение поручений руководства.
• Участие в выставках, работа на стенде компании.

Требования:

• Высшее образование .
• Представительный вид.
• Основы делопроизводства, деловой этикет, ПК — уверенный пользователь (офисные программы, интернет), знание оргтехники.
• Умение правильно расставлять приоритеты при выполнении задач; четко и быстро выполнять поручения. Умение работать в режиме многозадачности
• Разговорный английский язык и опыт письменных переводов будет считаться плюсом.
• Дисциплинированность; Опыт работы с цифрами.
• Ответственность, внимательность, проявление инициативы;
• Доброжелательность и умение работать в коллективе.

Мы предлагаем:

• Работа в стабильной компании. Возможность карьерного роста.
• Расположение офиса — м. Автозаводская (7 мин пешком от метро) в новом бизнес центре.
• Полный рабочий день на территории работодателя
• Пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00
• Оформление по Т. К. Оклад указан до выплаты налогов НДФЛ.
• Компания предоставит ДМС после 3х месяцев успешной работы
• Дополнительно:

Если сотрудник проявляет активное отношение к работе, инициативен, берет на себя дополнительную нагрузку, Компания предоставляет возможность получения дополнительной квартальной премии в размере до 15% к квартальному окладу и плюс годовую премию в зависимости от результатов Компании и вклада сотрудника.