Офис-менеджер

Обязанности:

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию директору, сотрудникам Общества.
2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям
3. Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них директору, представлять проекты резолюций
4. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов директора руководителями подразделений.
5. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.
6. Немедленно сообщать директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
7. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов. Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
8. Осуществлять по поручению директора и руководителей подразделений документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями
9. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
10. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению директора и сотрудников Общества.
11. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности Общества.
12. Вносит информацию в базу данных.
13. Производить регистрацию и вести учет договоров.
14. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
15. Оформлять командировочные документы.
16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.
17. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии директора и сотрудников Общества.
18. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.
19. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
20. Обеспечивает Общество канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.
21. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.
22. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.
23. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.
24. Принимает посетителей.
25. Соблюдать конфиденциальность информации.
26. Предоставляет консультации по установленным вопросам.
27. Выполняет служебные поручения директора и руководителей подразделений в пределах собственной компетенции.
28. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.
29. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.
30. Контроль чистоты в офисе

Требования

• Пунктуальность;
• Ответственность
• Исполнительность;
• Коммуникабельность;
• Внимательность;
• Активная жизненная позиция;
• Знание 1С
• Знание ПК. (Word, Excel, Outlook, PDF, Интернет)
• Резюме обязательно!

• Трудоустройство согласно ТК РФ;
• З/П 2 раза в месяц
• 5 дневная рабочая неделя с 9−00 до 18−00 с перерывом на обед.
• Молодой и дружный коллектив.
• Испытательный срок 3 месяца с З/П от 20000