Делопроизводитель/Помощник руководителя

ООО «ПРИМОРЬЕ СПОРТОТЕЛЬИНВЕСТ» в связи с реализацией крупнейшего инвестиционного проекта в туристической отрасли в Приморском крае и одним из крупнейших на Дальнем Востоке, в поиске кандидата на позицию «Делопроизводитель/Помощник руководителя».

Проект предполагает проектирование и строительство горнолыжной инфраструктуры (трассы с системой оснежения, скоростные канатные дороги) и гостинично-туристической инфраструктуры (гостиницы 250 номеров, бассейн открытый и закрытый, стоянки, объекты туристического сервиса).

Задачи проекта — полный цикл развития проекта от проектирования до эксплуатации и развития.

Команда проекта имеет успешный практический опыт реализации масштабных проектов в горнолыжно-туристической отрасли, в нашей команде работают профессионалы, знающие свое дело!

ОБЯЗАННОСТИ:

1. Документооборот:

1.1. Организация работы по обработке поступающей (входящей) в ОП документации, корреспонденции, писем в системе электронного документооборота (до внедрения системы ЭДО в журнале входящей корреспонденции):

— получение любых почтовых отправлений, адресованных обособленному подразделению;

— регистрация в журнале входящей корреспонденции (после установки ПО — работа в базе 1С);

— доведение входящей корреспонденции до исполнителя согласно резолюции.

1.2. Организация работы по регистрации и отправке исходящей корреспонденции:

— регистрация исходящей корреспонденции;

— направление исходящей корреспонденции адресату посредством эл. почты;

— отправка почтовой корреспонденции (оригиналы писем, договоров, счетов и т.д.)

1.3. Организация учёта, хранения и контроль исполнения договоров ОП:

— регистрация и ведение реестра договоров и других документов в г. Владивосток/Арсеньев;

— контроль процесса согласования договоров после ввода системы 1С.

1.4. Обеспечение оперативного взаимодействия с центральным офисом по вопросам кадрового делопроизводства:

— сбор и направление необходимых документов на сотрудников, контроль полноты предоставления документов для подготовки кадровой службой ЛНА, приказов и тд.);

— ведение табеля учета рабочего времени ОП;

— своевременное предоставление документов на сотрудников ОП лицу, ответственному за кадровое делопроизводство (при уходе в отпуск, убытие в командировку, в случае болезни и т.д.).

1.5. Учёт, хранение дел и документации ОП, подготовка и сдача в архив (при необходимости).

2. Обеспечение хозяйственной деятельности в г. Владивосток:

— инвентаризация мебели, оргтехники офиса г. Владивосток, ведение реестра;

— обеспечение сохранности материальных ценностей;

— обеспечение закупок для ведения операционной деятельности офиса (закупка бумаги, контроль своевременной оплаты, получения первичных документов от контрагентов, интернет, оплата офиса);

— организация встреч, совещаний, переговоров;

- ИСПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ ОБОСОБЛЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА.

3. Контроль поручений/плановая работа:

3.1. Оформление, учет и хранение протоколов совещаний, встреч:

— протоколирование результатов встреч, совещаний;

— ведение реестра протоколов совещаний;

— направление протоколов участникам встреч, совещаний и контроль их исполнения.

3.2. Контроль исполнения поручений, задач, текущих вопросов.

3.3. Ведение контроля исполнения общего плана работ по проекту.

3.4. Контроль соблюдение ПВТР.

ТРЕБОВАНИЯ:

— Высшее образование;

— Желателен опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, делопроизводителем;

— Деловой стиль общения, грамотная речь, активность, опрятный внешний вид;

— Отличное знание ПК, орг. техники;

— Хорошие коммуникативные навыки.

ПРЕИМУЩЕСТВА РАБОТЫ В ООО «ПРИМОРЬЕ СПОРТОТЕЛЬИНВЕСТ»:

— Участие в реализации крупнейшего проекта в Туристической отрасли;

— Полный социальный пакет (оформление по ТК с первого дня, больничный, отпуск);

— Официальная заработная плата (уровень обсуждается с успешным кандидатом);

— Работа в команде профессионалов;

— Место работы Приморский край, г. Владивосток, ул. Бестужева, д. 35б