Ведущий специалист по документообороту

Группа компаний «Новый Сухопутный Зерновой Коридор» Экспортно-ориентированная холдинговая структура, реализующая потенциал Урала, Сибири и Дальнего Востока путем создания высокотехнологичной инфраструктуры и расширения экспорта зерновых, зернобобовых и масличных культур в Китай, страны Средней Азии и Ближнего Востока.

Обязанности:

• участие в постановке и ведении общеорганизационного документооборота и делопроизводства, разработка номенклатуры дел Общества, оптимизация деятельности в области делопроизводства с внедрением и ведением электронного документооборота;
• организация и ведение приема, регистрации, учета, хранения и передачи в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства Общества;
• ведение унифицированной системы документации и табелей/реестров документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации;
• поддержание актуальности информации в указанных системах/реестрах/ классификаторах;
• контроль состояния делопроизводства и документооборота в Общества, контроль исполнения внутренних документов, включая исполнение приказов, распоряжений, резолюций руководства Общества;
• контроль сроков исполнения прочих документов (в том числе подготовки ответов на входящие письма/обращения) и их правильного оформления, информирование руководства Общества о состоянии исполнения документов, находящихся на контроле;
• контроль правильности согласования (наличие необходимых виз согласования, в том числе в ЭДО) к документам, передаваемым на подпись руководству Общества;
• осуществление ведения электронных баз данных документов (ведение электронного архива, загрузка в него документов Общества, своевременная актуализация содержащейся в них информации);
• содействие работникам Общества в подготовке документов в части соблюдения требований к структуре, оформлению, правильности словоупотребления русского языка, правил орфографии и пунктуации;
• оформление обработки (прошивка, брошюрование) и учета (регистрация) договоров и иных документов Общества в рамках своих полномочий в соответствии с действующими внутренними нормативными документами;
• формирование итоговых пакеты документов для направления в государственные органы/деловым партнерам Общества;
• ведение Журнала учета выданных печатей и штампов;
• осуществление работы по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

• высшее образование;
• опыт работы не менее 1 года по соответствующему профилю;
• знание основ законодательства о персональных данных;
• знание порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• знание государственных стандартов, определяющих порядок документационного обеспечения управления, порядка передачи документов в архив, правил организации архивного хранения документов, порядка проверки, состояния и наличия документов с истекшим сроком хранения;
• знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• грамотная устная и письменная речь;
• высокие коммуникативные навыки;
• педантичность в работе с информацией и внимательность к мелочам;
• добросовестность в соблюдении регламентов и процедур;
• исполнительность.

• долгосрочное сотрудничество в профессиональной команде головной компании холдинга, реализующего международные проекты;
• головной офис: г. Москва (офис в Центре Международной Торговли);
• график работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
• трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• заработная плата обсуждается с успешным кандидатом индивидуально.