Обязанности:
— умение организовывать мероприятия (встречи, совещания и т.д.);
— подготовка переговорной комнаты к совещаниям и заседаниям, проводимым руководителем и сотрудниками компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
— ведение протокола совещаний, ведение исполнения протокола совещаний сотрудниками, напоминание ответственным исполнителям о крайних сроках, контроль исполнения поручений и задач руководства по протоколу, контроль исполнения; и т.д.;
— входящие/исходящие звонки (мини-АТС), прием и распределение (фиксирует и передает служебную информацию руководителю и сотрудникам компании), ведение телефонных переговоров;
— встреча и прием посетителей офиса, подача чая/кофе/воды;
— обеспечивает документооборот компании (регистрация входящей и исходящей корреспонденции (электронной и на бумажном носителе), учет, хранение, архивирование документов, определение важности, срочности и очередности ее обработки, проверка и подготовка документации для передачи в подразделения, ведение архива);
— сканирование, копирование документов, размещение на внешних и внутренних хранилищах;
— формирование и ведение реестров счетов для рассмотрения Руководителем и отправки в оплату, отслеживание платежей по счетам с внесением платежных поручений в реестр.
— ведение деловой переписки с третьими лицами, в т.ч. с заказчиками;
— проверка комплектности документов;
— обработка корреспонденции, получение и отправка писем по почте России, курьерской службой;
— оформление путевых листов;
— обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярии и иных товарно-материальных ценностей необходимых для работы офиса; осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники, мебели и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
— координация и контроль работы проектировщиков;
— организация командировок, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, такси и прочее;
— выполнение отдельных поручений руководителя Организации.
Требования:
— уверенное владение оргтехникой;
— отличное владение MS Office (Word, Excel);
— грамотная речь;
— соблюдение делового дресс-кода;
— умение работать с большими объемами информации;
— организованность, стрессоустойчивость, обучаемость, инициативность, ответственность
— навыки делового общения, знание деловой переписки;
— опыт работы в аналогичной должности желательно.
Личные качества:
коммуникабельность, ответственность, самостоятельность, исполнительность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности
