от 80000 RUR
Санкт-Петербург
Ольховая улица 4
Ольховая улица 4
От 3 до 6 лет
Обязанности:
- Организовывать работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора.
- Контролировать точность и срок выполнения указаний и поручений Генерального директора.
- Принимать и, при необходимости, перенаправлять поступающие телефонные звонки.
- Контролировать организацию проведения телефонных переговоров генерального директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- Контролировать регистрацию корреспонденции, передачу ее на рассмотрение генеральному директору в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовку ответов, отправку исполненной документации по адресатам. Контролировать ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции.
- Вести рабочее расписание генерального директора.
- Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора.
- Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
- Регистрировать приказы и распоряжения и др., знакомить сотрудников компании с ними, собирать листы ознакомления.
- В соответствии с установленными нормами и правилами заверять все необходимые документы. (При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставлять заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.)
- Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
- По поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
- Контролировать обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Контролировать формирование управленческой документации в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение ее сохранности и своевременной передаче в архив.
- Осуществлять внедрение прогрессивных технологических процессов работы с управленческими документами и документированной информацией.
- Участвовать в разработке нормативных методических документов по ведению делопроизводства, унифицированных систем документации, а также классификаторов документированной информации.
- Контролировать систематизацию и текущее хранение управленческих документов в соответствии с номенклатурой дел.
- Оказывать консультативную помощь работникам Организации по вопросам делопроизводства.
-
Образование высшее
-
Релевантный опыт работы от 5 лет
Обязательно знание:
- Законодательных и нормативных правовых актов, методических документов касающихся деятельности Организации, делопроизводства и хранения документов.
- Стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
- Схемы организации документооборота Организации, в т. ч. электронного.
- Порядка оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности управленческой документации.
- Основ законодательства о труде. Основ организации труда и управления.
