Делопроизводитель

Обязанности:

В целях обеспечения и организации эффективной работы Директора Учреждения:

— В отсутствие помощника руководителя, обеспечивающего организационное сопровождение деятельности директора, организует проведение телефонных переговоров директора, записывает полученную информацию и доводит ее до сведения отсутствующего помощника руководителя, передает и принимает информацию, телефонограммы по поручению Директора;

— Контролирует обеспечение рабочего места Директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

В целях координации и организации работы Учреждения в сфере делопроизводства и документооборота:

— Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

— Принимает и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию;

— Передает документы в соответствии с резолюциями Директора в отделы Учреждения или сотрудникам Учреждения для исполнения и использования в работе, напоминает им о сроках исполнения контрольных документов;

— Осуществляет сортировку и комплектацию документов, подписанных Директором, проверку наличия (отсутствия) подписи Директора;

— По поручению Директора составляет письма, запросы и другие документы;

— Организует ведение делопроизводства в приемной Директора, формирует дела текущего и постоянного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность;

— Отправляет исходящую документацию по адресатам (по средствам почты, электронной почты, нарочно);

— Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

— Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— Формирует дела текущего и постоянного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность;

— Подготавливает и сдает в архив Учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

— Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

— Получает документы, адресованные МКУ «Городское дорожное строительство и ремонт» городского округа «Город Калининград», в отделении почтовой связи, по факсу; обрабатывает исходящие документы для отправки почтовой связью в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, либо условиями заключенных договоров на отправку корреспонденции;

— Осуществляет снятие исполненных документов с контроля;

— В рамках своих полномочий взаимодействует с отделами Учреждения, структурными подразделениями администрации;

— Своевременно исполняет указания и поручения Директора;

— Обеспечивает конфиденциальность информации, которая стала ему известна в связи с исполнением своих должностных обязанностей;

— Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения, Инструкцию по делопроизводству;

— Бережет имущество Учреждения, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей.

— Соблюдает требования законодательства в области охраны труда, пожарной безопасности.

— Участвует в мероприятиях по противодействию коррупции, проводимых Учреждением.

• высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

• Официальное трудоустройство, соц.гарантии.
• График работы 5/2 с 09.00 до 18.00
• оклад +премия 50%+% надбавка за интенсивность и высокие результаты работы