Екатерининский проспект 1
Нам необходим опытный, грамотный, думающий, ответственный, исполнительный секретарь -референт для Генерального директора компании.
Обязанности:
1. Ведет регистрацию входящей и исходящей информации, регистрацию протоколов совещаний, рассылка протоколов совещаний, протоколов рабочих групп, рассылает доп. документы (планы, таблицы) участникам встречи, представителям Заказчика (при необходимости).
2. Заключает Договора с подрядчиками по доставке информации (Почта России), экспресс сервисов, взаимодействует с курьерами, контролирует доставку документов, мелких пакетов.
3. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
4. Ведет контроль исполнения документов, исполнения распоряжений по компании (основание Приказы по организационной деятельности), задач, указанных в Протоколах. Принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
5. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия, подбирает материалы и документы, с которыми должен ознакомиться руководитель.
6. Распечатывает итоговую версию согласованных Договоров, прикрепляет Лист согласования, подает на подпись руководителю.
7. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение (посредством звонков, рассылок, личных контактов).
8. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
9. Секретарь референт генерального директора занимается организацией деловых встреч и переговоров — собирает информацию, оповещает участников о времени и месте, повестке дня, регистрирует участников, ведет протоколы совещаний.
10. Ведет прием посетителей. Организует их комфортное пребывание в офисе.
11. Формирует расписание дня руководителя, ежедневно согласовывает план следующего дня, определяет приоритетность задач.
12. Ведет деловую переписку по заданию Руководителя.
13. Оформляет контрольные пропуска для гостей, встречает и провожает их к месту деловой встречи в офисе.
14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
15. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, своевременно делает заявку на устранение технических неполадок (ПК, телефония, и т.д.)
16. Обеспечивает своевременную организацию и сопровождение командировок (заказ билетов, гостиниц, виз, координацию встреч если их несколько).
17. Обеспечивает конфиденциальность информации (см. перечень).
18. Проводит отбор поставщиков услуг сотовой мобильной связи. Заключает Договор, сопровождает его весь период действия. (Мегафон), контролирует платежи, администрирует выдачу корпоративных сим карт. Ведет реестр пользователей и действующих тарифов.
19. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Личностные компетенции: коммуникабельность; дисциплинированность; пунктуальность; ответственность; самообладание; административные и организаторские способности; высокая культура речи и поведения; знание основ делового этикета, психологии; наличие вкуса и стиля, умение одеваться в соответствии с ситуацией.
Мы хотим, чтобы Вы разделяли с нами мнение о том, что: " От профессионального уровня секретаря референта зависит во многом престиж фирмы".
Требования:
Мы готовы пригласить опытного, профессионала своего дела, имеющего высшее образование, дополнительное образование в области делопроизводства, деловой переписки, бизнес администрирования. Знание программ Электронного документооборота обязательно. Управление блоком Канцелярия в Электронном документообороте обязательно.
Права категории В
Возмещение расходов ГСМ ,связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях
Условия:
- Пятидневная рабочая неделя, с 9-17.30 (возможны корректировки с учетом времени работы Руководителя). Оформление согласно ТК РФ, работа в офисе по адресу: СПБ, Екатерининский пр-т, д.1.
- Заработная плата обсуждается с учетом знаний и опыта кандидата.
