Секретарь-референт ЗГД

Обязанности:

• Организация и планирование рабочего дня ЗГД (разработка и согласование графика проведения встреч, приемов, ведение календаря);
• Организация приема посетителей;
• Организация и обеспечение телефонных переговоров ЗГД;
• Ведение информационных баз данных ЗГД;
• Организация командировок ЗГД (приобретение авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, получение виз, заказ VIP-залов, оформление виз и загранпаспортов для зарубежных поездок);
• Ведение приема документов от структурных подразделений Общества на рассмотрение ЗГД;
• Обеспечение подготовки совещаний и встреч с участием ЗГД, оповещение участников;
• Организация совещаний по вопросам функционирования подразделений в подчинении ЗГД;
• Направление типовых документов на исполнение в структурные подразделения на основании утвержденных ЗГД перечней типовых документов;
• Обработка документов в СЭД: регистрация внутренних документов за подписью ЗГД, проставление отметок о получении и исполнении документов, подготовка проектов резолюций, направление документов на исполнение, контроль исполнения поручений ЗГД;
• Контроль исполнения документов, поступивших ЗГД в соответствии с поручениями руководителей ПАО «Газпром», ООО «Газпром межрегионгаз»;
• Подготовка и представление ЗГД отчетов об исполненных и неисполненных поручениях;
• Контроль исполнительской дисциплины в части предоставления ответов заявителям;
• Выполнение обязанностей по протоколированию совещаний с участием ЗГД, созданию карточки протокола в СЭД с последующей регистрацией и контролю исполнения занесенных в протокол поручений.

Требования:

• Высшее профессиональное образование;
• Стаж работы от 3-х лет, желателен опыт работы в нефтегазовой отрасли;
• Уверенные навыки работы в системе электронного документооборота (СЭД);
• Уверенная работа на персональном компьютере, в т.ч. с пакетом программ Microsoft Office и российские аналоги;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Соблюдение субординации и деловой этики;
• Готовность работать в режиме ненормированного рабочего дня, стрессоустойчивость, внимание к деталям, хорошая память, высокая работоспособность, умение работать с большими объемами информации в режиме многозадачности, коммуникабельность.

Условия:

• Оформление на время отсутствия основного работника (срочный трудовой договор);
• Работа в развивающейся, крупной компании;
• Конкурентоспособная заработная плата (обсуждается индивидуально с успешными кандидатами);
• ДМС (после прохождения испытательного срока);
• Социальная программа для сотрудников и их детей;
• График работы 5/2 (суббота и воскресенье выходные) с 9:00-18:00, пятница до 16:45;
• Оформление строго по ТК РФ;
• Профессиональное развитие и самореализация;
• Работа в Санкт-Петербурге, м. Выборгская.