Специалист планирования и контроля деловых поездок

Обязанности:

• Планирование командировок:

  1. Осуществлять планирование и бюджетирование командировок сотрудников;

  2. Контролировать соблюдение плана-графика командировок сотрудников;

  3. Контролировать соблюдение согласованного бюджета на командировки;

  4. Оказывать методологическую и консультативную помощь сотрудникам по процессу командирования.

• Организация командировок и деловых поездок:

  5. Консультировать сотрудников по работе с тревел-системой;

  6. Проверять заявки на командировку на соответствие стоимости заказанных услуг установленным нормам работника, плановость командировки, корректность периода командировки, на соответствие плановым затратам периода и др. параметры командировки;

  7. Авторизовать заявки на командировку и уведомлять службу кадрового делопроизводства по электронной почте о необходимости оформления кадрового приказа;

  8. Направлять запросы на подтверждения финансирования командировки в службу экономики и финансов;

  9. Оформлять запросы на перечисление суточных или информировать бухгалтерию о том, что денежные средства на оплату услуг необходимо перечислить на карту командируемого работника;

  10. Проверять правильность оформления авансовых отчетов для руководящего состава Организации (ВЗУ);

  11. Контролировать закрытие дебиторской задолженности по руководящему составу Организации (ВЗУ);

  12. Осуществлять паспортно-визовую поддержку руководящего состава Организации, используя ресурсы контрагентов;

  13. Проводить мероприятия по устранению дебиторской задолженности сотрудников.

• Управление командировками и деловыми поездками:

  14. Взаимодействовать с контрагентами в части: обмена первичной документацией, проведения сверки, а также выполнение мероприятий, направленных на устранение возникшей дебиторской/кредиторской задолженности по договорам;

  15. Формировать заявки на платеж и освоение в 1С;

  16. Контролировать лимиты по действующим договорам;

  17. Организовывать процесс командирования сотрудников (от заявки до получения билета/ваучера), не имеющих рабочего места (водители, линейный персонал АЗС и пр.);

  18. Оформлять командировки на групповые выезды: мероприятия, обучения, мотивационная программа;

  19. Вести единый сводный реестра командировок;

  20. Осуществлять загрузку данных по статьям расходов, проводить аналитику и формировать отчетность по фактическим расходам, анализировать отклонения фактических расходов от запланированных;

  21. Формировать отчетность по командировочным расходам из учетных систем.

Требования:

• Высшее образование;
• Уверенный пользователь Excel, 1С, ЭДО;
• Умение работать с большим объемом информации;
• Высокие коммуникативные навыки.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Годовой бонус по результатам деятельности;
• Качественную программу ДМС со стоматологией;
• Перспектива профессионального роста, возможность обучения;
• Работа в стабильной, динамично развивающейся компании.