Секретарь

Обязанности:

• Ведение/учет журналов (Ведение всех документов на оплату. Отслеживание чтобы не было дублирующих документов, выяснения на что и для кого приобретаются товары/запчасти/услуги, комплектование полного пакета документов для оплаты.
• Ведение /учет и контроль движения (рассмотрения) писем от Заказчиков/Поставщиков между отделами , контроль исполнения: регистрация писем; переговоры с Заказчиками/Поставщиками (полная консультация по телефону /в офисе), переписка с Заказчиками/Поставщиками (полная консультация, предоставление необходимой информации), составление необходимой документации/ запросов для дальнейшей работы с Заказчиками /Поставщиками с последующим консультированием; отслеживание движения каждого письма по всем отделам с выяснением причин не отработанных писем во время; выполнение поручений, всех запросов от каждого отдела по каждому письму; отслеживание окончательного результата рассмотрения писем, при необходимости сопровождается это составлением дополнительных писем для Заказчиков/Поставщиков.
• Ведение/учет журнала учета регистрации исходящих документов.
• Ведение/учет журнала входящей документации и передача их ответственному лицу (бухгалтерия). При необходимости или запросе бухгалтерии передаю или запрашиваю у Заказчиков/Поставщиков бухгалтерские документы.
• Заказ канцелярии и хозяйственных товаров для нужд офиса и базы; мониторинг цент и оптимизация расходов, сбор и обработка заявок(согласование с каждым сотрудником каждую заявку по каждой позиции); согласование с поставщиком по каждой позиции товаров; оформление заявки уже согласованных товаров в компании КОМУС/Офисмаг; приемка товаром, при необходимости составление претензий и решение конфликтных ситуаций
• Учет и контроль подачи сведений по электроэнергии, составление необходимый документов
• Учет и контроль подачи сведений по воде, составление необходимый документов.
• Обеспечение всех отделов офиса и базы по работе техники( принтер/МФУ), заправка картриджей, переговоры и передача документов Поставщику.
• Электронная почта секретаря (отслеживание и обработка всех писем),
• По поручению сотрудников составление писем, отслеживание их получения.
• Размещение вакансий по требованию начальников каждого отдела.
• Оформление доверенностей.
• Отправка писем/документов бухгалтерских по Почте России.
• Организационные вопросы по поиску /заказу подарков и т.п.
• Выполнение поручений каждого сотрудника в офисе

Требования:

- Грамотная устная и письменная речь

- Умение работать с документами

- Ответственность

Условия:

• Оформление по ТК РФ

• График работы: пятидневная рабочая неделя с 09.00 до 17.00