Чем предстоит заниматься:
Координация рабочего графика генерального директора.
Travel-поддержка.
Контроль процесса внутреннего согласования и утверждения локальных НМД Общества;
Контроль процесса разработки, согласования, подписания, регистрации и отмены распорядительных документов;
Организация приема, рассмотрения и передачи на исполнение входящей документации;
Организация подготовки, согласования, подписания, регистрации и отправки исходящей документации;
Контроль изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов;
Контроль процесса администрирования договорных документов;
Контроль обработки и отправки корреспонденции (почта, экспресс-почта, курьерская доставка);
Организация и контроль обеспечения транспортных, переводческих, типографских услуг;
Ведение конфиденциального делопроизводства;
Жизнеобеспечение офиса;
Организация, учет, перемещение и комплектация рабочих мест, в т.ч. взаимодействие с
арендодателем;
Контроль поручений руководителя внутри компании;
Организация представительских мероприятий; Финансовая отчетность по представительским расходам руководителя.
Контроль формирования и реализации ежегодного бюджета по направлению деятельности;
SAP: регистрация контрагентов, формирование реестра графика платежей;
Контроль и осуществление процесса подготовки, организации и проведения процедур отборов
в соответствии с требованиями, заключение договоров по направлению административной
поддержки бизнеса;
Контроль исполнения подрядчиками договорныхобязательств по направлению (контроль качества/объемов оказанных услуг)
Подготовка проектов писем, приказов, запросов и др. документов, доведение распорядительной информации до исполнителей, контроль и предоставление отчетов о выполнении.
Выполнение поручений генерального директора. Бронирование и подготовка переговорных комнат для встреч.
Распределение входящих звонков.
Наши ожидания от кандидата:
· Высшее образование;
· Опыт работы на позиции бизнес-ассистента, административного помощника руководителя от 1 года;
· Опыт работы с ЭДО, таблицами excel;
· Профессиональное владение ПК;
· Исполнительность и аккуратность, стрессоустойчивость, умение расставлять приоритеты.
· Проактивность
Грамотная устная и письменная речь
Условия:
- Работа в дочернем обществе ПАО "Газпром нефть";
- Достойная заработная плата (уровень вознаграждения обсуждается индивидуально по результатам интервью);
- Регулярная индексация фиксированной части дохода;
- Годовая премия по результатам деятельности;
- Расширенный полис ДМС, страхование от несчастных случаев
