Старший офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечение офиса необходимым бытовым оборудованием и канцелярскими принадлежностями.
• Контроль за работой клининговых, курьерских и сервисных служб, парковки, иных аналогичных сервисов. Формирование и ведение графика уборки, своевременная подача сведений в отдел персонала для составления акта.
• Взаимодействие с ремонтно-строительными службами бизнес-центра. При необходимости организация ремонтных работ в офисе. Ведение договорной работы в данном направлении.
• Организация обеспечения офиса необходимым бытовым оборудованием и канцелярскими принадлежностями.
• Подготовка пакета документов в отдел закупки в рамках своей компетенции (ЗОР, ЗПЗ, Расчет НМЦ, СЗ и др. по запросу).
• Ведение реестра приказов, договоров (в рамках своего подразделения) и их регистрация.
• Администрирование сервиса «корпоративное такси». Контроль наличия денежных средств в личном кабинете.
• Организация совещаний и видеоконференций (умение подготовить переговорные комнаты, обеспечить связь, выстроить коммуникацию с техническим службами).
• Участие в подготовке выездных мероприятий для бизнеса (конференции, деловые завтраки и аналогичное). Подготовка авансовых отчетов для бухгалтерии.
• Участие в решении вопросов, связанных с организацией корпоративных мероприятий (бронирование площадок, питания).
• Организация своевременной регистрации корреспонденции.
• При необходимости уметь поддержать функции: бронирование гостиниц, транспорта, зон питания для руководства компании, заказ визиток и иной маркетинговой продукции.
• Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
• Подготовка писем (по запросу бухгалтерии) для отправки почтой РФ (от 30 писем в месяц), и забор заказных писем с отделения почты
• Заказ постоянных и временных пропусков.

Требования:

• Суммарный опыт работы офис-менеджером не менее 3-х лет. Обязателен опыт сопровождения чистоты и порядка в офисе.
• Желателен опыт работы в закупках услуг по обеспечению офиса.
• Умение принимать решения в рамках своей компетенции и брать ответственность за выполняемую работу.
• Уверенный пользователь ПК.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание делового этикета.

Условия:

• Структура заработной платы: должностной оклад + квартальная + годовая премия (среднемесячный ФОТ = 185 000 руб до вычета НДФЛ).
• ДМС после испытательного срока.
• Программа социальных льгот и компенсации.
• Место расположения – бизнес-центр в пешей доступности от метро Шаболовская.