Менеджер офиса

В ваши обязанности будет входить:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, еды, воды, хоз-бытовых принадлежностей, картриджей, пропусков, визиток, расходных материалов для оборудования и пр);
• Оформление и выдача пропусков для сотрудников, гостей офиса, включая пропуски на вход и въезд в ночное время и выходные дни. Ведение учета выдачи/сдачи пропусков. Решение вопросов, связанных с проездом и проходом гостей в помещения офиса. Обнуление пропусков сторонним посетителям.
• Взаимодействие с курьерскими службами и такси (оформление почтовой корреспонденции: письма, посылки, бандероли, экспресс-почта - передача их курьерам, сотрудникам организации);
• Ведение документооборота компании, работа в ERP и СЭД: регистрация входящих и исходящих документов; заведение и контроль согласования документов, входной контроль документации на соответствие локальным нормативным актам, организация и ведение контроля сроков исполнения документов, проверка корректности подготовленных документов, обсуждение выявленных замечаний с сотрудниками;
• Работа в 1С Предприятие: запрос счетов на оплату от контрагентов, своевременное заведение заявок, контроль оплаты, ведение реестра платежей;
• Взаимодействие с юридическим департаментом для утверждения шаблонов договоров, с бухгалтерией по закрывающим документам от контрагентов (работа с первичной бухгалтерской документацией), с финансово-экономическим департаментом при планировании бюджетов по статьям;
• Взаимодействие с контрагентами, поставщиками услуг в рамках своих полномочий и по поручению руководителя;
• Подготовка документов (ксерокопирование, сканирование, прошивка, заверение);
• Помощь в кадровом делопроизводстве: выдача справок, сбор больничных листов, отправка/получение документов при увольнении и найме, контроль ДМС, оформление отгулов и больничных;
• Travel-поддержка сотрудников (оформление командировок): бронирование гостиниц, покупка билетов, заведение служебных записок и авансовых отчетов; отчетность по проведенным командировкам руководителей;
• Event-поддержка (организация корпоративных мероприятий для команды), украшение офиса к праздникам;
• Организация доставки подарков именинникам в команде и клиентам, поздравление сотрудников в рабочем чате;
• Организация рабочих мест для новых сотрудников;
• Поддержание порядка в офисе (цветы, мебель, еженедельная чистка кофемашины), контроль качества клининга;
• Общение с арендодателем, устранение неполадок и конфликтных ситуаций.
• Ежегодная инвентаризация МЦ, отчетность с бухгалтерией.

Требования:

• Умение вести деловую переписку;
• Умение безошибочно проводить учет документации;
• Знание правил делового этикета;
• Отличное знание стандартных программ: Microsoft Windows, MS Office (Word, Excel, PowerPoint) 1С ERP, MS Outlook

Мы предлагаем:

• Много сложных и интересных задач, решение которых приносит пользу миллионам:
  40% рынка пользуются нашими кассами, 50% — облачными технологиями, 20% — софтом
• Работу в яркой команде, в которой каждый может влиять на процесс и результат
• Рост и развитие в среде профессионалов, опыт которых бесценен, и индивидуальные программы обучения от лучших провайдеров рынка
• Классный, современный и уютный офис в шаговой доступности от метро «Чкаловская», в котором есть место и для работы, и для отдыха
• Удобный график работы
• В наш пакет ДМС включена стоматология, вызов врача на дом, консультации психолога и полис путешественника, также можно застраховать родственников (и взрослых, и детей) по льготному тарифу компании, а ещё мы страхуем жизни сотрудников от несчастного случая
• Корпоративная скидка на спорт и изучение английского языка
• Предоставляем материальную помощь в трудных жизненных ситуациях
• 3 day off, выходные дни по случаю (1 сентября, регистрация брака и пр.)
• Доплата по больничному листу до 100% оклада согласно внутренней политике компании
• Обеспечиваем необходимой техникой для работы (ноутбук, монитор и пр.)

  Более подробную информацию о компании и корпоративной культуре вы можете найти на нашем карьерном сайте career.atol.ru