Офис-менеджер

Рассмотрим кандидатов на позицию Офис - менеджера (с дополнительными HR задачами) в московский офис международной компании, штат до 50 человек.

1. Задачи в административном блоке:

• Работа с курьерскими и службами ( Яндекс, мейджер, почта в офис)
• Работа с пропускной системой ( пропуска в бц, а так же СКУД система внутри офиса)
• Обработка входящей корреспонденции
• Ответы на входящие звонки , перенаправление на почту или сотрудника соотв.
• Поддержание ВАТС ( мегафон и автоответчик )
• Работа с мобильным оператором компании( роуминг, добавление , удаление, замена сим карт, изменение тарифов)
• Ведение ЛК Яндекс такси ( открытие, закрытие аккаунтов, проверка лимитов, расширение прав)
• Ведение ЛК Москпаркинга ( пополнение баланса, добавление или удаление авто, проверка зон парковки)
• Ведение ЛК Яндекс заправок
• Отслеживание оплат по штрафам корп авто
• Канцелярская поддержка офиса ( комус, озон , Яндекс фрукты )
• Ведение административных договоров
• Тревел продержка сотрудников по необходимости ( билеты , отели, визы, трансфер)
• Базовый мониторинг серверной
• Координация взаимодействия удаленной IT поддержки ( настройка техники, создание тикетов по запросам)
• Key user облачного хранилища
• Поручения руководителя

2. Задачи в HR:

• Ведение реестра приказов
• Подготовка табеля на ежемесячной основе
• Подготовка посещения офиса на ежемесячной основе
• Ведение личных дел сотрудников
• Внесение записей в трудовые по распоряжению юриста
• Формирование графика отпусков и дальнейшее его исполнение
• Работа со СБИС

3. Административная поддержка блока «Продажи»:

• Еженедельные и ежемесячные отчеты ( риск файл, прогноз)
• Заведение акруалс в SAP
• Пени
• Работа с Оптифлоу ( загрузка документов , проверка статусов при необходимости , регистрация подписанных документов)
• Подписание документов после согласования
• Прямые поручения руководителя

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы Офис - менеджером / Личным ассистентом от 3-х лет, дополнительный опыт работы в HR или Продажах будет преимуществом;
• Желательно уверенное знание Английского языка;
• Опыт работы с внутренней/внешней документацией - письмами, договорами, приказами и тд. (составление учет)
• Опыт работы внесшими подрядчиками - документация, счета, сроки исполнения и др.
• Уверенный пользователь Microsoft Office, опыт работы в SAP будет преимуществом;
• Аккуратность, коммуникабельность, этикет, ответственность, системность, ориентация на людей, эмпатия.

Условия:

• Место работы в комфортном офисе в центре Москвы;
• Возможность карьерного роста в международной компании в HR или в Продажах;
• Дружный коллектив, демократичная корп.культура;
• Белая зп + бонус по результатам года работы + соц. пакет (готовы рассмотреть кандидатов из других городов)