Офис-менеджер (администратор, секретарь-референт, личный помощник, бизнес-ассистент)

ВНИМАНИЕ, уважаемые соискатели, наличие опыта работы в структурах Росатома, является преимуществом!

Принимая наше предложение, Вы становитесь частью компании с высокими амбициями и сплоченным профессиональным коллективом, объединённым единой целью - сделать этот мир безопаснее.

Коротко о нас: НТЦ СФЕРА - российская высокотехнологичная инжиниринговая компания, эксперт в области систем контроля надежности и промышленной автоматизации, успешно выполняющая проекты на российских и зарубежных объектах в области энергетики.

Обязанности:

• Входящие/исходящие звонки;
• Встреча гостей в офисе-в рамках общепринятого делового этикета (чай, кофе);
• Протоколирование совещаний;
• Ведение бизнес-календаря генерального директора;
• Выполнение личных поручений генерального директора;
• Прием, регистрация и передача на подпись генеральному директору и другим руководителям необходимой документации;
• Составление запросов, ответов, писем и прочих документов по поручению генерального директора;
• Подготовка кабинета генерального директора и переговорных комнат к совещаниям и заседаниям, проводимым в компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня);
• Заказ авиабилетов, бронирование гостиниц для сотрудников всей компании, отражение этой информации в "Битрикс24";
• Прием, отправка, распределение входящей и исходящей корреспонденции;
• Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции;
• Ведение архива;
• Отправка писем и бандеролей почтой России;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярии и иных товарно-материальных ценностей необходимых для работы офиса;
• Осуществление контроля и взаимодействие в случае необходимости с арендодателем, по вопросам ремонта и соблюдения санитарно-гигиенических требований и требований пожарной безопасности;
• Взаимодействие со специалистами по охране труда в части технического обеспечения офиса и склада средствами противопожарной защиты;
• Взаимодействие с ресепшен бизнес центра, по выдаче электронных ключей доступа, по вопросам аренды парковочных мест и иных мест общего пользования;
• В случае неисправности офисной оргтехники, мебели и иного оборудования-привлечение специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• Координация и контроль работы курьеров и клининговой службы;
• Взаимодействие со службой такси в случае необходимости;
• Взаимодействие с компанией арендодателем по вопросам технического обслуживания офиса;
• Подбор помещений и ивент агентств для проведения корпоративных мероприятий;
• Закупка сувенирной /брендированной продукции.

Требования:

• Высшее образование;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Опыт работы секретарем, личным помощником, администратором;
• Презентабельный внешний вид;
• Пунктуальность;
• Умение работать с большим объемом информации и несколькими задачами одновременно;
• Доброжелательность;
• Высокий уровень заботы;
• Проактивность.​​​​​​

Условия:

• Работа в стабильной компании;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2;
• 35 часовая неделя;
• Своевременно выплачиваемая З/П
• Наличие 13 З/П;
• Уровень З/П по итогам собеседования но не менее указанной суммы;
• Ежегодный оплачиваемый абонемент в фитнес клуб с бассейном;
• Дружелюбный коллектив;
• В основании деятельности компании, заложены высокие принципы - экологичность и безопасность предприятий.