Персональный ассистент Генерального директора

Мы находимся в поиске Персонального ассистента в международную FMCG компанию

Обязанности:

Административная поддержка Генерального директора:

• Визовая поддержка и поддержка в получении разрешения на работу (иностранные сотрудники и члены семьи), налоговые декларации и другая поддержка со всеми документами. Визовая поддержка и организация зарубежных командировок для всех сотрудников.
• Контроль сроков (встречи, проекты и документы, включая паспортный имиграционный контроль).
• Административная координация и поддержка документооборота (проверка документов перед подачей их на подпись ГД).
• Сотрудничество с нотариусом (получение легализованных копий документов по запросу).
• Ведение отчетов о расходах для ГД по всем случаям (командировки\представительство\штрафы и т. д.).
• Поддержка в управлении календарем ГД и маршрутами во время командировок.
• Организация командировок (гостиницы, билеты, встречи, визовая поддержка, рестораны при необходимости) для ГД (в т. ч. за границу) и зарубежных командировок для Management Team и всех сотрудников.
• Организация встреч\конференций\переговоров (включая обеды, перерывы и ежедневные пропуска в бизнес-центр для иностранных делегаций и деловых гостей ГД) и ведение протоколов на встречах (при необходимости).
• Перевод англ\рус (устный и письменный, включая контракты и внутренние правила).
• Подготовка презентаций.
• Координация корпоративных электронных писем.

Поддержка HR-департамента и внутренние коммуникации:

• Организация и координация всех корпоративных мероприятий (бизнес-конференции, общие собрания и другие встречи с сотрудниками) с HRM/HRD.
• Ведение проектов совместно с HR-отделом.
• Административная поддержка работы офиса в случае отсутствия секретаря.
• Координация корпоративной электронной почты.

Требования:

• Свободное владение английским языком (письменным и устным). Знание немецкого языка будет дополнительным преимуществом.
• Знание стандартного пакета MS Office.
• Высокая степень ответственности.
• Хорошие коммуникативные навыки.
• Минимум 1 год опыта работы в должности ассистента или помощника.

Условия:

• Гибридный график работы (3/2).

• Компенсация питания.
• Медицинская страховка, страхование жизни и инвалидности.
• Компенсация мобильной связи.
• Обучение и развитие в компании.
• Годовой бонус.