Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

• Ведение табеля рабочего времени сотрудников
• Контроль входящей, исходящей и электронной почты
• Почта России (посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции)
• Оформление заказов и проведение закупок расходных офисных принадлежностей (канцелярия, продукты питания, хозяйственные принадлежности),учет и контроль расходов
• Прием посетителей в офисе, (курьеров, прием, передача документов)
• Поддержание порядка в кухне и офисе (пополнение чайника, кофеварка), контроль выполнения работы уборщицы
• Отслеживание работоспособности техники офиса (отслеживание гарантийных сроков, своевременное принятие мер при поломках и повреждениях)
• Формирование путевых листов и занесение их в 1с
• Учет спецодежды и ее выдача, прием
• Прием чеков у сотрудников, сканирование, обработка, передача главному бухгалтеру
• Ведение телефонных переговоров, прием звонков, перераспределение звонков в офисе
• Выполнение поручений руководителя отдела кадров
• Контроль подписи и проверки Генеральным директором счетов и договоров
• Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации, контроль за исполнением распоряжений руководителя
• Делопроизводство:
• архивирование документов, подготовка документов к отправке, сшивание, ламинирование
• регистрация договоров
• формирование новых журналов для работы кадровой службы и другие, ведение номенклатуры
• отслеживание актуальности номенклатуры документов
• ведение таблиц расходов
• ведение электронной базы документов
• участие в описи документов, инвентаризационных мероприятиях, а также актуализации локальных нормативных актов
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации
• Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства
• Организация командировок
• Помощь отделу бухгалтерии(знания в области бухгалтерии будут преимуществом):
• Знание 1С
• расчеты с поставщиками и покупателями
• отражение первичной документации

Требования:

• образование среднее специальное/высшее;
• опыт работы помощником руководителя, секретарем, офис‒менеджером обязателен;
• уверенный пользователь ПК;
• знание офисной оргтехники;
• знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь;
• опрятный внешний вид, исполнительность, ответственность, доброжелательность, коммуникабельность, пунктуальность, аккуратность, внимательность, позитивный настрой.
• Процесс документооборота в организации;
• Нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации, знания кадровой документации
• Система электронных баз документов организации;
• Правила оформления соответствующей документации;
• Требования к хранению документов и их сохранности;
• Правила грамматики и орфографии;
• Принципы делового общения;
• Правила архивирования документации;
• Соблюдение субординации в коллективе;
• Нормы ведения деловой переписки.

Условия:

• График работы: 5/2 с 9.00-18.00;
• Корпоративное обучение, мы заинтересованы в развитии нашего персонала;
• Сплоченный дружный коллектив, который всегда придет на выручку;
• Стабильные выплаты заработной платы дважды в месяц;
• Премирование по результатам работы;
• Испытательный срок 3 месяца.