Менеджер по эксплуатации и документообороту в ТРЦ

Обязанности:

• Ведение документооборота Отдела эксплуатации и офиса Торгово- развлекательного комплекса: приём, регистрация, передача адресату, учет, обработка и хранение входящей и исходящей корреспонденции; приём телефонных звонков, и перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
• Контроль и организация обеспечения ТРК канцелярскими товарами и расходными материалами;
• Организация закупок в соответствии с регламентом, утвержденным в Организации; бюджетирование в рамках Отдела эксплуатации и контроль исполнения бюджета;
• Организация совещаний Отдела эксплуатации, включая ведение протоколов; прием заявок на работы в ТРК от арендаторов, подрядчиков и согласование с Директором Торгово- развлекательного комплекса, Техническим Директором, Главным инженером,
• Координация работы с подрядчиками, контрагентами и сервисными службами (компаниями), включая прием и передачу документов (счета, счета-фактуры, акты); координация работы с управляющей компанией по вопросам эксплуатации;
• Организация рассылки счетов, закрывающих документов подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам (по коммунальным услугам) (по электронной почте и через ресепшн), написание информационных писем, претензий подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам в части нарушения Правил ТРК,
• Координация процесса подписания актов снятия показаний со счетчиков (включая арендаторов),
• Работа с документами в электронной системе документооборота (регистрация писем, согласование документов по расходам, согласование договоров, дополнительных соглашений контрагентов)
• Заведение счетов в электронную систему согласования платежей и контроль их исполнения;
• Контроль сдачи экземпляров ключей от помещений арендаторов,
• Проверка, подписание, сканирование и сортировка по папкам счетов, закрывающих документов, реестров и расшифровок коммунальных услуг;
• Подготовка и передача по реестру инструкций по пожарной безопасности новым арендаторам;
• Выполнение поручений Директора Торгово- развлекательного комплекса, Главного инженера.

• Требования:

• опыт работы на аналогичной позиции в ТРЦ.

• Условия:

• Достойное вознаграждение: оклад + квартальные премии;
• ДМС со стоматологией.