Офис-менеджер

EasyMerch — ТОП-3 систем по автоматизации в сегменте FMCG в РФ.

Мы НЕ стратап, работаем на рынке более 15 лет.

Ценим своих клиентов и сотрудников. Постоянно работаем над улучшениями компании и продукта. Ищем в нашу команду профессионального офис-менеджера.

Чего ждем от кандидата:

• Профильное образование или курсы повышения квалификации (офис-менеджер)
• Опыт работы по специальности от 3 лет
• Навыки работы с ЭДО
• Организационные навыки
• Культура общения и деловой этикет

Чем предстоит заниматься:

1. Осуществлять подготовку и организацию работы офиса:

• организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации
• проверка санитарных условий работы в помещениях офиса
• контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности
• обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса,
• обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации
• организация и контроль по уходу за офисными растения

2. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов
• принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя,
• контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование
• организация он-лайн переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, прием и передача информации по телефону, почте.
• по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем,
• оформление приказов директора и доводение их до сведения работников,
• подготовка и организация совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
• осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
• обеспечение исполнение работниками указаний руководства организации,
• печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы или ведение текущей информации в банк данных.

3. Вести делопроизводство.

4. Вести регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников,

7. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдача документации в архив,

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей,

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте,

12. Выполняет отдельные служебные поручения директора организации.

Этапы найма:

1. Онлайн-собеседование (10-15 мин)

2. Онлайн-собеседование по рабочим навыкам (30 мин)

3. Наличие рекомендации с предыдущего места работы (обязательно!)

4. Offer

5. Выход в офис и оформление

Что предлагаем:

• Работа в аккредитованной IT - компании (льготы по ипотеке, отсрочка от армии, бронь от мобилизации)
• Стабильно растущая заработная плата, индексация ЗП
• ДМС со стоматологией
• Доплата за больничные и отпуска до 100%
• Карьерное рост внутри компании
• Молодой коллектив (25-30 лет)
• Зона отдыха, настольный теннис
• Отдельная зона кухни с кофемашиной, чаем, фруктами
• Отсутствие дресс-кода