Обязанности:
- Обеспечивать деятельность руководителя направления по правовым вопросам.
- Осуществлять прием и распределение телефонных звонков руководителя направления по правовым вопросам, в том числе, получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
- Обеспечивать организацию работы со сторонними посетителями , в том числе: встречу работников Центра/посетителей сторонних организаций, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем направления по правовым вопросам, оформление пропусков посетителям руководителя направления по правовым вопросам из сторонних организаций.
- Осуществлять ведение делопроизводства руководителя направления по правовым вопросам в соответствии с локальными актами Центра, в том числе, обеспечивать следующую работу с документами: прием и первичная обработка входящих документов; своевременное получение и сдача корреспонденции; регистрация входящей и исходящей корреспонденции руководителя направления по правовым вопросам; подготовка и передача входящих документов для рассмотрения руководителя направления по правовым вопросам; регистрация и передача документов исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя направления по правовым вопросам; осуществление систематизированного учета и хранения документов, поступающих руководителю направления по правовым вопросам.
- Организовать и обеспечивать хранения документов, в том числе: разработку совместно с уполномоченными в Центре лицами номенклатуры дел руководителя направления по правовым вопросам; контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
- Оказывать помощь руководителю направления по правовым вопросам в планировании рабочего времени, включая информирование о регламенте намеченных мероприятий и предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
-
Осуществлять организацию командировок руководителя направления по правовым вопросам, в том числе: подготовку проектов служебного задания, приказа о направлении в служебную командировку;
подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта; осуществлять заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения.
-
Осуществлять по заданию руководителя направления по правовым вопросам составление и оформление управленческой документации, включая: составление проектов указаний и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
печать, копирование и сканирование служебных документов и других материалов; контроль прохождения документов в Центре (согласование, подписание/утверждение документа); получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя направления по правовым вопросам документов; информирование работников о решениях руководителя направления по правовым вопросам.
Требования:
- Высшее профессиональное образование.
- Опыт работы по профилю деятельности.
- Грамотная письменная и устная речь.
-
Наличие профессиональных навыков:
- Основные принципы организации документооборота;
- Основы архивного дела;
- работа с оргтехникой;
- работы с информационными системами и базами данных применительно к исполнению функциональных обязанностей по должности;
- самостоятельного повышения своей квалификации;
- систематизации информации;
- обеспечения своевременной и точной отчетности по выполняемым задачам.
- Знания, умения и навыки в области делопроизводства, в том числе электронного.
- Предпочтителен опыт работы в государственных органах и учреждениях.
- Знание специальных программ: MS Outlook, MS Excel, MS Word, Консультант +, 1C: Документооборот.
-
Владение оргтехникой.
Условия:
- Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- Пятидневная рабочая неделя (по пятницам сокращенный рабочий день).
- Сверхурочная работа: возможна.
- Отпуск 28 календарных дней.
- Базовое медицинское обслуживание (поликлиника на территории НИЦ "Курчатовский институт").
- Возможность вступления в профсоюзную организацию.
