Руководитель отдела секретариата

Обязанности:

• Организация и контроль Секретариата, составление графика работы секретарей;
• Координация работы сотрудников отдела, распределение задач (секретари, курьеры, кофемэн);
• Документооборот (прием, отправка, регистрация, архивирование документов);
• Контроль исполнения задач, поставленных руководством сотрудникам;
• Составление отчетности, протоколов совещаний, деловая переписка;
• Участие в разработке и автоматизации процессов, методологическое сопровождение (процедуры, инструкции);
• Административная и информационная поддержка руководителя;
• Подготовка отчетов по работе отдела, исполнению задач подразделений;
• Прием и распределение входящих звонков и сообщений;
• Планирование рабочего графика руководителя, ежедневное планирование и координация графика встреч, ведение календаря встреч и мероприятий;
• Обработка входящей/ исходящей корреспонденции;
• Организация командировок (авиа, ж/д билеты, гостиницы);
• Организация встреч, внутренних внешних совещаний;
• Взаимодействия с подразделениями компании.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы от 3-х лет в аналогичной должности;
• Знание правил делового этикета;
• Навыки работы с первыми лицами;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Дипломатичность, навыки ведения переговоров по телефону;
• Уверенный пользователь ПК (МS Word, Excel);
• Умение пользоваться офисной техникой;
• Ответственность, аккуратность, желание работать;
• Внимательность, умение работать в режиме многозадачности;
• Исполнительность, внимание к деталям, обучаемость.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы;
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00;
• Полностью "белая" зарплата; обсуждается индивидуально с каждым кандидатом;
• Комфортный офис в бизнес-центре класса А;
• Дружный коллектив, наставничество, корпоративные мероприятия;
• Подарки на Новый год детям и сотрудникам;
• ДМС со стоматологией;
• Чай, кофе в офисе.