Специалист Службы Протокола к Руководителю организации

Обязанности:

• Обеспечивает подготовку заседаний, совещаний, официальных встреч, бесед, переговоров, рабочих поездок, проводимых начальником Учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания);

• Осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей, участников заседаний, совещаний, официальных встреч, бесед, переговоров, рабочих поездок, проводимых начальником Учреждения;

• Участвует в подготовке документационных и презентационных материалов для докладов начальника Учреждения;

• Выполняет ведение протокола мероприятия;

• Организует прием и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших на встречи в Учреждение, согласно установленному порядку;

• По поручению руководства обеспечивает организационную подготовку визитов, командировок и поездок начальника Учреждения;

• Обеспечивает подготовку и согласование проектов писем, служебных записок и иных документов за подписью руководителя Службы, начальника Управления, начальника Учреждения;

• Осуществляет контроль правильности оформления и состава представляемых на подпись начальнику Учреждения документов (договоров, актов выполненных работ, проектов исходящих писем в другие учреждения и ведомства, проектов служебных записок в соответствии с установленными нормами в Учреждении);

• Участвует в осуществлении контроля за выполнением утвержденных планов мероприятий с участием начальника Учреждения;

• Участвует в формировании календарного плана мероприятий Учреждения в части мероприятий с участием начальника Учреждения;

• Составляет заказ на необходимое оборудование, материалы и услуги в целях обеспечения деятельности начальника Учреждения;

• Готовит предложения по формированию подарочного фонда Учреждения.

Требования:

• Опыт работы с первыми лицами крупных организаций, учреждений;

• Опыт формирования календарного плана мероприятий и контроль выполнения утвержденных мероприятий, совещаний и переговоров, ведения протокола;

• Организация приема и обслуживания посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших на встречи в Учреждение;

• Опыт организации работы во время командировок и поездок руководства , также оформление необходимых документов по командированию;

• Высшее образование;

• Стаж работы в сфере организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности организации не менее двух лет;

• Грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• Официальное оформление согласно ТК РФ;

• Оплата труда: Оклад + Премии (KPI), обсуждается с успешным кандидатом;

• Пакет ДМС после испытательного срока, оплата обучения, страховка при выезде за рубеж, система материальной помощи.

• Современный офис в центре Москвы. Ключевые навыки.